Une SOP pour assistant virtuel est une procédure écrite permettant à un assistant humain à distance d’exécuter une tâche récurrente. Elle précise le résultat, les sources, les étapes, les décisions et la validation. Utilisez le modèle gratuit ci-dessous, puis l’exemple rempli pour déléguer 12 brouillons de fiches produit.
« Aide-moi avec les fiches produit » laisse l’assistant deviner le ton, les faits et son droit de publier. Une transmission utile nomme les produits, les sources, les fichiers à rendre et la personne qui les valide. L’IA peut préparer les brouillons ; le commerçant et l’assistant doivent toujours convenir du processus.
Copier ce modèle de SOP pour assistant virtuel
Choisissez une tâche que vous connaissez déjà. Remplissez les crochets, joignez les données à jour et convenez de vérifier un échantillon avant de confier le lot. Ce modèle s’utilise dans un document, un gestionnaire de tâches ou un projet partagé Orkas.
Télécharger le modèle modifiable (.txt) · Télécharger l’exemple rempli en anglais (.txt)
SOP POUR ASSISTANT VIRTUEL : [une tâche récurrente]
Version : [numéro] | Mise à jour : [date] | Responsable : [personne]
RÉSULTAT ET PERSONNES
Livrer : [fichiers ou modifications, quantité et format]
Exécution : [assistant humain] | Validation : [responsable de l’entreprise]
Démarrer quand : [affectation ou événement]
Échéance : [date, heure, fuseau] | Point de contrôle : [échantillon / lot]
DONNÉES ET ACCÈS
Lire : [sources, liens et versions à jour]
Suivre : [règles de marque et exemple accepté]
Utiliser : [outils et accès individuels nécessaires ; aucun mot de passe ici]
ÉTAPES
1. Vérifier les données et lister les informations manquantes.
2. Préparer un échantillon et le soumettre au point de contrôle convenu.
3. Appliquer les retours au reste du lot en conservant les identifiants source.
4. Vérifier chaque résultat selon les critères ci-dessous.
5. Enregistrer les livrables et les exceptions dans [emplacement partagé].
6. Transmettre les noms de fichiers, la version et les décisions en attente.
POUVOIR DE DÉCISION
L’assistant peut : [rédiger, organiser, corriger le format, etc.]
Demander avant de : [publier, envoyer, dépenser, modifier les prix]
Faits absents ou contradictoires : [signaler l’élément et préciser qui consulter]
Poursuivre les tâches non affectées si : [règle claire]
CRITÈRES D’ACCEPTATION
[ ] Chaque identifiant source a un résultat ou une exception nommée.
[ ] Les faits correspondent aux sources ; les manques sont signalés.
[ ] Format, noms, règles de marque et version sont corrects.
[ ] La personne qui valide peut ouvrir les fichiers partagés.
[ ] Les décisions en attente et leur prochain responsable sont listés.
TRANSMISSION ET MISE À JOUR
Destination : [dossier / Bibliothèque / pièce jointe de tâche]
Note : [version, fichiers, quantités, exceptions, décision demandée]
Validation : [accepter / demander une correction précise / résoudre l’exception]
Terminé signifie : [résultat de validation et suivi nécessaire]
Mettre à jour cette SOP si : [processus modifié ou correction récurrente]Gardez la procédure réutilisable dans la SOP. Mettez les identifiants du lot, l’échéance et la version des sources dans la consigne. Modifiez la procédure lorsqu’une correction répétée change la façon de traiter le prochain lot.
Exemple rempli : 12 brouillons de fiches produit
Exemple fictif : la boutique de Maya, son assistant Leo et les 12 produits sont inventés. Sources, SOP, brouillons et notes ont été préparés pour cet article. Il ne s’agit ni d’un cas client, ni d’un test de performance de l’IA, ni d’un essai Orkas à deux comptes. Aucune fiche n’a été publiée.
Maya souhaite recevoir des descriptions de pochettes à vérifier. Leo peut rédiger et ajuster les mots ; Maya décide des faits produit et de la publication. Aucun accès à la boutique n’est requis. Échéance de l’exemple : 6 novembre 2026 à 16 h, Asia/Shanghai. Un échantillon est vérifié avant les 11 autres.
| Élément | Consigne remplie |
|---|---|
| Sources | 12 SKU uniques dans products-source.json, version 1.0. Employer uniquement matière, couleur, dimensions, fermeture, quantité et entretien fournis. |
| Livrable | Un enregistrement par SKU : titre de 70 caractères maximum, description en anglais de 20 à 45 mots, trois puces factuelles et problèmes éventuels. |
| Marque | Anglais simple. Ne pas inventer de certification, d’argument écologique, de remise ni de promesse de livraison. |
| Contrôle | Vérifier format et ton de PCH-001 avant de rédiger le reste. |
| Exception | PCH-012 n’a pas de consigne d’entretien. Omettre les conseils, signaler le manque et poursuivre les autres brouillons. |
| Acceptation | Chaque SKU apparaît une fois, les faits correspondent aux sources, les fichiers partagés s’ouvrent et chaque décision en attente a un responsable. |
Une source et son brouillon final en anglais
Source PCH-001 : pochette en coton à cordon ; Sand ; 12 × 16 cm ; une par paquet ; lavage à la main à froid et séchage à l’air. Aucune certification ni preuve d’avantage environnemental n’est fournie.
Sand Cotton Drawstring Pouch, 12 × 16 cm
This sand cotton pouch measures 12 × 16 cm and closes with a drawstring. Each pack contains one pouch. Check the dimensions before choosing your size. Hand wash cold and air dry.
- Cotton body in sand.
- Dimensions: 12 × 16 cm.
- Drawstring closure; one pouch per pack.
Dans la vérification fictive, Maya refuse « eco-friendly », faute de source. Le titre final emploie les attributs fournis. PCH-012 reste marqué needs_owner_input, sans conseil d’entretien inventé. Le dossier contient 11 brouillons prêts à être vérifiés et un avec une question ouverte ; aucun n’est approuvé.
Télécharger l’exemple complet en anglais : SOP remplie, 12 produits source (.json), 12 brouillons (.json) et notes de vérification et transmission (.txt). Les JSON sont des fichiers texte ordinaires lisibles dans un éditeur. Orkas n’est pas nécessaire pour utiliser l’exemple.
Faciliter la vérification
Vérifier la couverture avant le style. Comparez les SKU livrés aux sources. Une belle description ne compense pas un produit oublié ou un doublon. Gardez l’identifiant dans chaque brouillon pour retrouver l’origine des faits.
Nommer l’exception et la décision. « PCH-012 : Maya doit fournir l’entretien » indique la suite, contrairement à « à vérifier ». Convenez si le reste peut avancer. Ici, les autres produits peuvent être rédigés, mais l’approbation finale du lot attend.
Identifier la version exacte. Transmettez fichiers, quantités, questions ouvertes et décision attendue. En cas de correction, enregistrez une nouvelle version et décrivez les changements. Gardez la SOP à côté des fichiers pour repartir des règles acceptées.
Utiliser la SOP avec un assistant dans Orkas
Orkas est un espace de travail IA de bureau avec des projets partagés où chacun utilise ses agents. Ces étapes suivent le guide des projets et le guide des projets partagés actuels. Le dossier a été constitué pour cet article ; sa réception depuis un second compte n’a pas été testée.
- Préparer le travail partagé. Placez les exigences durables dans « Goals & rules », puis la SOP, les données produit et les références de marque dans la Bibliothèque. Demandez d’y enregistrer les livrables.
- Inviter l’assistant. Ouvrez « Members → Invite members », vérifiez le périmètre et créez le lien. Les deux personnes doivent utiliser l’application officielle et se connecter. Vérifiez le compte lors de l’adhésion.
- Affecter un lot délimité. Créez une tâche à faire du projet, affectez-la à l’assistant humain et joignez le brief actuel : 12 SKU, échéance, premier échantillon et noms de fichiers. Le responsable choisit son agent IA et démarre sur son appareil.
- Rendre les fichiers. L’assistant enregistre brouillons et note dans la Bibliothèque partagée. Le commerçant utilise « Refresh », ouvre la bonne version et compare à la SOP. « Awaiting confirmation » exige encore une vérification.
- Résoudre la transmission. Demandez une correction précise ou tranchez le fait manquant, puis marquez « Completed » lorsque les critères sont remplis. Le validateur relève d’un accord d’équipe : les membres peuvent modifier les tâches partagées ; ce statut n’est pas un verrou réservé au validateur.
Confirmer côté destinataire. L’enregistrement est d’abord local ; la publication partagée se fait en arrière-plan. L’invitation peut précéder la fin des envois. Si un fichier manque, vérifiez la synchronisation et utilisez « Refresh », puis « Retry » dans « Members » pour les envois en attente. Examinez les conflits avant de choisir une copie. La collaboration est asynchrone, sans coédition en direct.
Ce que voit l’assistant
Le partage envoie règles, mémoire, fichiers de Bibliothèque et tâches à faire dans le cloud Orkas pour les membres. Séparez les documents de chaque client dans un projet distinct. Un agent personnalisé exige une action « Share » explicite. Conversations et automatisations restent privées ; clés de modèles, connexions et crédits sont personnels. Un brouillon conservé seulement dans le chat de l’assistant n’est pas livré au commerçant.
Voir les exemples de projets partagés pour petites équipes. La collaboration est incluse dans les limites Free de l’application officielle. Consultez les plafonds actuels de projets, membres et stockage avant de choisir une offre.
Questions sur les SOP
Une SOP est-elle un prompt IA ?
Non. L’assistant désigne ici une personne à distance. La SOP attribue responsabilités, données, étapes, exceptions et vérification. Un prompt aide sur une étape, sans remplacer la transmission ni les critères d’acceptation du responsable.
Puis-je utiliser le modèle dans Google Docs ou Word ?
Oui. Copiez-le dans votre document ou téléchargez le fichier texte. Modèle et exemple fonctionnent sans Orkas.
Quel niveau de détail faut-il ?
De quoi exécuter et vérifier une tâche : données actuelles, actions, décisions, format et validation. Ajoutez une capture pour un contrôle difficile à repérer. Essayez un échantillon, puis documentez les questions réellement rencontrées.
Comment l’adapter aux e-mails ou aux réseaux sociaux ?
Remplacez les données produit et les règles de sortie par les messages, brief ou calendrier concernés. Distinguez rédaction, envoi ou publication, escalade et validation. Convenez séparément des accès.
Faut-il une offre Orkas payante pour collaborer ?
Les comptes Free de l’application officielle comprennent une collaboration limitée. Les deux personnes doivent utiliser cette application et se connecter ; la version compilée depuis le code ouvert ne permet pas le partage de projets. Consultez les limites actuelles sur la page tarifs. L’usage IA reste individuel.
Commencez par une tâche récurrente : remplissez le modèle, vérifiez un échantillon avec votre assistant et convenez de la destination partagée avant de confier le lot.