Un SOP para asistentes virtuales es un procedimiento escrito para que una persona que trabaja a distancia complete una tarea repetible. Define el resultado, las fuentes, los pasos, las decisiones y la revisión. Usa esta plantilla gratuita y el ejemplo de entrega de 12 borradores de fichas de producto.
«Ayúdame con las fichas» obliga al asistente a adivinar el tono, los datos y si puede publicar. Una buena entrega identifica productos, fuentes, archivos y quién acepta el resultado. La IA puede preparar borradores; el dueño y el asistente siguen necesitando un proceso acordado.
Copia esta plantilla SOP para asistentes virtuales
Elige una tarea que ya conozcas. Completa los corchetes, adjunta los datos actuales y acuerda revisar una muestra antes de asignar el lote. Puedes usarla en un documento, un gestor de tareas o un proyecto compartido de Orkas.
Descargar la plantilla editable (.txt) · Descargar el ejemplo completo en inglés (.txt)
SOP PARA ASISTENTE VIRTUAL: [una tarea repetible]
Versión: [número] | Actualización: [fecha] | Mantenimiento: [persona]
RESULTADO Y PERSONAS
Entregar: [archivos o cambios concretos, cantidad y formato]
Asignado a: [asistente humano] | Revisión: [responsable del negocio]
Iniciar cuando: [asignación o evento]
Plazo: [fecha, hora y zona horaria] | Control: [primera muestra / lote]
DATOS Y ACCESO
Leer: [fuentes, enlaces y versiones actuales]
Seguir: [reglas de marca y un ejemplo aceptado]
Usar: [herramientas y accesos individuales; no incluir contraseñas]
SECUENCIA
1. Comprobar los datos y enumerar la información que falta.
2. Preparar una muestra y enviarla para revisión en el punto acordado.
3. Aplicar los comentarios al resto conservando los identificadores de origen.
4. Comprobar cada resultado con los criterios siguientes.
5. Guardar entregables y excepciones en [ubicación compartida].
6. Comunicar nombres de archivo, versión y decisiones pendientes.
AUTORIDAD
El asistente puede: [redactar, ordenar, corregir formato, etc.]
Consultar antes de: [publicar, enviar, gastar, cambiar precios]
Datos ausentes o contradictorios: [marcar el elemento y a quién consultar]
Continuar el trabajo no afectado si: [regla clara]
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
[ ] Cada ID de entrada tiene un resultado o una excepción identificada.
[ ] Los hechos coinciden con las fuentes; se señalan los datos ausentes.
[ ] Formato, nombres, reglas de marca y versión son correctos.
[ ] Quien revisa puede abrir los archivos desde la ubicación compartida.
[ ] Se indican las decisiones pendientes y su próximo responsable.
ENTREGA Y ACTUALIZACIONES
Destino: [carpeta / Biblioteca / adjunto de tarea]
Nota: [versión, archivos, cantidades, excepciones, decisión solicitada]
Revisión: [aceptar / pedir cambios concretos / resolver excepción]
Completar significa: [resultado de revisión y seguimiento necesario]
Actualizar este SOP si: [cambia el proceso o se repite una corrección]Conserva el procedimiento repetible en el SOP. Incluye los ID del lote, el plazo y la versión de las fuentes en la asignación. Actualiza el procedimiento cuando una corrección recurrente cambie cómo debe hacerse el siguiente lote.
Ejemplo completo: 12 borradores de fichas para una tienda
Ejemplo ficticio: la tienda de Maya, su asistente Leo y los 12 productos son inventados. Preparamos fuentes, SOP, borradores y notas para esta guía. No es un caso de cliente, una prueba de rendimiento de IA ni una prueba de Orkas con dos cuentas. No se publicó ninguna ficha.
Maya quiere revisar un lote de descripciones de bolsas. Leo puede redactar y ajustar el texto; Maya decide los datos y la publicación. No se necesita acceso a la tienda. Plazo del ejemplo: 6 de noviembre de 2026 a las 16:00, Asia/Shanghai. Se revisa una muestra antes de preparar las otras 11.
| Parte de la entrega | Instrucción completada |
|---|---|
| Datos | 12 SKU únicos en products-source.json, versión 1.0. Usar solo material, color, medidas, cierre, unidades por paquete y cuidados facilitados. |
| Resultado | Un registro por SKU: título de hasta 70 caracteres, descripción en inglés de 20–45 palabras, tres puntos objetivos y posibles incidencias. |
| Marca | Inglés sencillo. No inventar certificaciones, sostenibilidad, descuentos ni promesas de entrega. |
| Control | Revisar formato y tono de PCH-001 antes de redactar el resto. |
| Excepción | PCH-012 no tiene instrucciones de cuidado. Omitir consejos, marcar la ausencia y continuar los demás borradores. |
| Aceptación | Cada SKU aparece una vez, los hechos coinciden con las fuentes, los archivos compartidos se abren y cada decisión pendiente tiene responsable. |
Una entrada y su borrador final en inglés
Fuente PCH-001: bolsa de algodón con cordón; Sand; 12 × 16 cm; una por paquete; lavar a mano en frío y secar al aire. No se proporcionan certificaciones ni pruebas de ventajas ambientales.
Sand Cotton Drawstring Pouch, 12 × 16 cm
This sand cotton pouch measures 12 × 16 cm and closes with a drawstring. Each pack contains one pouch. Check the dimensions before choosing your size. Hand wash cold and air dry.
- Cotton body in sand.
- Dimensions: 12 × 16 cm.
- Drawstring closure; one pouch per pack.
En la revisión ilustrativa, Maya rechaza «eco-friendly» porque no hay respaldo. El título final usa los atributos facilitados. PCH-012 sigue como needs_owner_input, sin cuidados inventados. Hay 11 borradores listos para revisión y uno con una pregunta pendiente; ninguno está aprobado.
Descarga el ejemplo completo en inglés: SOP rellenado, 12 productos de origen (.json), 12 borradores (.json) y notas de revisión y entrega (.txt). Los JSON son archivos de texto normales que se abren con un editor. El ejemplo no requiere Orkas.
Facilita la revisión del resultado
Comprueba la cobertura antes de pulir. Compara los SKU entregados con los originales. Una descripción atractiva no compensa un producto ausente o duplicado. Mantén el ID de origen para rastrear cada afirmación.
Indica la excepción y la decisión. «Maya debe confirmar los cuidados de PCH-012» aclara el siguiente paso; «pendiente de revisión» no. Acuerda si lo no afectado puede continuar. Aquí se redactan los otros productos, pero se retiene la aprobación final del lote.
Identifica la versión exacta. Entrega nombres de archivo, cantidades, asuntos pendientes y la decisión solicitada. Ante una revisión, guarda una versión nueva y describe el cambio. Mantén el SOP junto a los archivos para que el siguiente lote parta de las reglas aceptadas.
Usa el SOP con tu asistente en Orkas
Orkas es un espacio de trabajo de IA de escritorio con proyectos compartidos donde cada persona usa sus agentes. Estos pasos siguen la guía de proyectos y la guía de proyectos compartidos actuales. El paquete se preparó para este artículo; no se probó la recepción desde una segunda cuenta.
- Prepara el trabajo. Pon las expectativas estables en «Goals & rules» y añade SOP, fuentes y referencias de marca a la Biblioteca del proyecto. Exige guardar ahí los entregables.
- Invita al asistente. Abre «Members → Invite members», revisa el alcance y crea el enlace. Ambas personas necesitan la aplicación oficial e iniciar sesión. Comprueba la cuenta al incorporarte.
- Asigna un lote delimitado. Crea una tarea pendiente del proyecto, asígnala al asistente humano y adjunta el brief actual con 12 SKU, plazo, primera muestra y nombres de archivo. La persona asignada elige su agente e inicia en su dispositivo.
- Devuelve archivos para revisión. El asistente guarda borradores y nota en la Biblioteca compartida. El dueño usa «Refresh», abre la versión exacta y compara con el SOP. «Awaiting confirmation» aún requiere revisión.
- Resuelve la entrega. Pide una corrección concreta o resuelve el dato ausente; marca «Completed» cuando se cumplan los criterios. El revisor es un acuerdo de equipo: todos los miembros pueden editar los pendientes compartidos, por lo que el estado no es un bloqueo exclusivo de aprobación.
Confirma desde el receptor. Se guarda primero localmente y se comparte en segundo plano. La invitación puede llegar antes de terminar las subidas. Si falta un archivo, revisa la sincronización y usa «Refresh»; para subidas pendientes, «Retry» en «Members». Compara los conflictos antes de elegir una copia. La colaboración es asíncrona, no coedición en tiempo real.
Qué puede ver el asistente
Al compartir, reglas, memoria, archivos de Biblioteca y pendientes se suben a la nube de Orkas para los miembros. Usa un proyecto distinto por cliente. Los agentes personalizados requieren «Share» explícito. Conversaciones y automatizaciones siguen privadas; claves de modelos, conexiones y créditos son personales. Un borrador solo en el chat del asistente no se ha entregado al dueño.
Consulta los ejemplos para equipos pequeños. La colaboración está incluida dentro de los límites Free de la aplicación oficial. Revisa los límites actuales de proyectos, miembros y almacenamiento antes de elegir un plan.
Preguntas sobre SOP
¿Un SOP es lo mismo que un prompt de IA?
No. Aquí el asistente virtual es una persona remota. El SOP asigna responsabilidades, datos, pasos, excepciones y revisión. Un prompt ayuda en un paso, pero no sustituye la entrega ni los criterios del responsable.
¿Puedo usarlo en Google Docs o Word?
Sí. Copia el modelo en tu documento o descarga el texto. La plantilla y el ejemplo pueden usarse sin Orkas.
¿Cuánto detalle necesita?
El suficiente para completar y revisar una tarea: datos actuales, acciones, decisiones, formato y revisión. Añade capturas si un control es difícil de identificar. Prueba una muestra y documenta las preguntas que surjan.
¿Cómo lo adapto al correo o las redes sociales?
Sustituye los datos de producto y las reglas de salida por mensajes, brief o calendario. Define qué se redacta, qué se envía o publica, cuándo escalar y quién revisa. Acuerda el acceso por separado.
¿Necesito un plan de pago de Orkas para colaborar?
Las cuentas Free de la aplicación oficial incluyen colaboración limitada. Ambas personas necesitan esa aplicación e iniciar sesión; la compilación del código abierto no comparte proyectos. Consulta los límites actuales en precios. El uso de IA es individual.
Empieza con una tarea repetible: rellena la plantilla, revisa una muestra con tu asistente y acuerda el destino compartido antes de entregar el lote.