Una SOP per assistente virtuale è una procedura scritta che permette a un assistente umano da remoto di svolgere un’attività ripetibile. Specifica risultato, fonti, passaggi, decisioni e verifica. Usa il modello gratuito e l’esempio compilato per affidare 12 bozze di schede prodotto.
«Aiutami con le schede prodotto» lascia dubbi su tono, fatti e permesso di pubblicare. Un passaggio utile indica prodotti, fonti, file da restituire e responsabile dell’accettazione. L’IA può preparare bozze; titolare e assistente devono comunque concordare il processo.
Copia questo modello SOP
Scegli un’attività che conosci. Compila le parentesi, allega i dati aggiornati e concorda la verifica di un campione prima di assegnare l’intero lotto. Puoi usarlo in un documento, un gestore di attività o un progetto condiviso Orkas.
Scarica il modello modificabile (.txt) · Scarica l’esempio compilato in inglese (.txt)
SOP PER ASSISTENTE VIRTUALE: [un’attività ripetibile]
Versione: [numero] | Aggiornato: [data] | Gestito da: [persona]
RISULTATO E PERSONE
Consegnare: [file o modifiche precisi, quantità e formato]
Assegnato a: [assistente umano] | Verifica: [titolare]
Avviare quando: [assegnazione o evento]
Scadenza: [data, ora e fuso] | Controllo: [primo campione / lotto]
DATI E ACCESSI
Leggere: [fonti, collegamenti e versioni aggiornati]
Seguire: [regole del marchio e un esempio accettato]
Usare: [strumenti e accessi personali; niente password qui]
PASSAGGI
1. Controllare i dati ed elencare le informazioni mancanti.
2. Preparare un campione e inviarlo al controllo concordato.
3. Applicare i commenti al resto, mantenendo gli ID di origine.
4. Verificare ogni risultato secondo i criteri seguenti.
5. Salvare risultati ed eccezioni in [posizione condivisa].
6. Comunicare nomi dei file, versione e decisioni aperte.
POTERE DECISIONALE
L’assistente può: [redigere, organizzare, correggere il formato ecc.]
Chiedere prima di: [pubblicare, inviare, spendere, cambiare prezzi]
Fatti mancanti o contraddittori: [segnalare la voce e chi consultare]
Proseguire il lavoro non coinvolto se: [regola chiara]
CRITERI DI ACCETTAZIONE
[ ] Ogni ID di input ha un risultato o un’eccezione identificata.
[ ] I fatti corrispondono alle fonti; le lacune sono segnalate.
[ ] Formato, nomi, regole del marchio e versione sono corretti.
[ ] Chi verifica può aprire i file dalla posizione condivisa.
[ ] Sono indicate decisioni aperte e prossimo responsabile.
CONSEGNA E AGGIORNAMENTI
Destinazione: [cartella / Libreria / allegato dell’attività]
Nota: [versione, file, quantità, eccezioni, decisione richiesta]
Verifica: [accettare / chiedere una modifica precisa / risolvere eccezione]
Completato significa: [esito della verifica e seguito necessario]
Aggiornare questa SOP se: [cambia il processo o si ripete una correzione]Tieni il processo ripetibile nella SOP. Scrivi ID del lotto, scadenza e versione delle fonti nell’assegnazione. Aggiorna la procedura se una correzione ricorrente cambia come lavorare il prossimo lotto.
Esempio compilato: 12 bozze di schede prodotto
Esempio fittizio: il negozio di Maya, l’assistente Leo e i 12 prodotti sono inventati. Dati, SOP, bozze e note sono stati preparati per questa guida. Non è un caso cliente, un benchmark dell’IA o una prova Orkas con due account. Nessuna scheda è stata pubblicata.
Maya vuole verificare un lotto di descrizioni di sacchetti. Leo può scrivere e cambiare la formulazione; Maya decide fatti e pubblicazione. Non serve accedere al negozio. Scadenza dell’esempio: 6 novembre 2026, ore 16:00, Asia/Shanghai. Prima degli altri 11 si verifica un campione.
| Parte della consegna | Istruzione compilata |
|---|---|
| Dati | 12 SKU unici in products-source.json, versione 1.0. Solo materiale, colore, dimensioni, chiusura, quantità e cura forniti. |
| Risultato | Una voce per SKU: titolo entro 70 caratteri, descrizione inglese di 20–45 parole, tre punti fattuali e problemi eventuali. |
| Marchio | Inglese semplice. Nessuna certificazione, sostenibilità, promozione o promessa di consegna inventata. |
| Controllo | Verificare formato e tono di PCH-001 prima delle altre bozze. |
| Eccezione | PCH-012 non ha istruzioni di cura. Ometterle, segnalare la mancanza e proseguire gli altri prodotti. |
| Accettazione | Ogni SKU compare una volta, fatti conformi alle fonti, file condivisi apribili e un responsabile per ogni decisione aperta. |
Un input e la sua bozza finale in inglese
Fonte PCH-001: sacchetto in cotone con coulisse; Sand; 12 × 16 cm; uno per confezione; lavare a mano a freddo e asciugare all’aria. Nessuna certificazione o prova di beneficio ambientale.
Sand Cotton Drawstring Pouch, 12 × 16 cm
This sand cotton pouch measures 12 × 16 cm and closes with a drawstring. Each pack contains one pouch. Check the dimensions before choosing your size. Hand wash cold and air dry.
- Cotton body in sand.
- Dimensions: 12 × 16 cm.
- Drawstring closure; one pouch per pack.
Nella verifica illustrativa Maya rifiuta «eco-friendly», privo di riscontro. Il titolo finale usa gli attributi forniti. PCH-012 resta needs_owner_input, senza consigli inventati. Il pacchetto contiene 11 bozze da verificare e una con domanda aperta; nessuna è approvata.
Scarica l’esempio completo in inglese: SOP compilata, 12 prodotti di origine (.json), 12 bozze (.json) e note di verifica e consegna (.txt). I JSON sono normali file di testo apribili con un editor. L’esempio non richiede Orkas.
Rendi facile verificare il risultato
Controlla la copertura prima dello stile. Confronta SKU consegnati e fonti. Una bella descrizione non compensa prodotti mancanti o duplicati. Conserva l’ID per risalire alla fonte di ogni affermazione.
Nomina eccezione e decisione. «Maya deve fornire la cura di PCH-012» indica il prossimo passo; «da verificare» no. Concorda se il resto può proseguire. Qui le altre bozze avanzano, ma l’approvazione finale del lotto è sospesa.
Indica la versione precisa. Restituisci nomi, quantità, questioni aperte e decisione richiesta. Per le modifiche salva una nuova versione e descrivi cosa cambia. Tieni la SOP con i file per ripartire dalle regole accettate.
Usare la SOP con un assistente in Orkas
Orkas è uno spazio di lavoro IA desktop con progetti condivisi dove ciascuno usa i propri agenti. I passaggi seguono la guida ai progetti e la guida alla condivisione attuali. Il pacchetto è stato creato per l’articolo; la ricezione sull’account di un altro membro non è stata eseguita.
- Prepara il lavoro. Metti le aspettative stabili in «Goals & rules» e SOP, dati prodotto e riferimenti di marca nella Libreria del progetto. Specifica di salvarvi i risultati.
- Invita l’assistente. Apri «Members → Invite members», verifica l’ambito e crea il link. Entrambi devono usare l’app ufficiale e accedere. Verifica l’account quando partecipi.
- Assegna un lotto delimitato. Crea un’attività da fare del progetto per l’assistente umano e allega brief attuale, 12 SKU, scadenza, primo controllo e nomi dei file. L’assegnatario sceglie l’agente e avvia sul proprio dispositivo.
- Restituisci i file. Salva bozze e nota nella Libreria condivisa. Il titolare usa «Refresh», apre la versione esatta e confronta con la SOP. «Awaiting confirmation» richiede ancora verifica.
- Risolvi la consegna. Chiedi modifiche precise o chiarisci i fatti mancanti e imposta «Completed» quando i criteri sono rispettati. Il revisore è un accordo del team: i membri possono modificare le attività condivise; lo stato non è un blocco di approvazione riservato al revisore.
Conferma dal destinatario. Il salvataggio è prima locale, la condivisione avviene in background. L’invito può precedere la fine dei caricamenti. Se manca un file, controlla la sincronizzazione e usa «Refresh»; per caricamenti pendenti usa «Retry» in «Members». Esamina i conflitti prima di scegliere una copia. La collaborazione è asincrona, senza modifica simultanea in tempo reale.
Cosa può vedere l’assistente
La condivisione carica regole, memoria, file della Libreria e attività da fare nel cloud Orkas per i membri. Usa progetti separati per ciascun cliente. Gli agenti personalizzati richiedono «Share» esplicito. Conversazioni e automazioni restano private; chiavi, accessi ai connettori e crediti personali. Una bozza soltanto nella chat dell’assistente non è consegnata al titolare.
Vedi gli esempi per piccoli team. La collaborazione rientra nei limiti Free dell’app ufficiale. Consulta i limiti attuali di progetti, membri e spazio prima di scegliere il piano.
Domande sulle SOP
Una SOP è uguale a un prompt IA?
No. Qui l’assistente è una persona remota. La SOP assegna responsabilità, dati, passaggi, eccezioni e verifica. Un prompt aiuta in un passaggio, ma non sostituisce consegna o criteri di accettazione del titolare.
Posso usarla in Google Docs o Word?
Sì. Copiala nel documento o scarica il testo semplice. Modello ed esempio si usano anche senza Orkas.
Quanto deve essere dettagliata?
Quanto basta per eseguire e controllare una singola attività: dati aggiornati, azioni, decisioni, formato e verifica. Aggiungi schermate per controlli difficili da trovare. Prova un campione e integra le domande effettivamente emerse.
Come adattarla a email o social?
Sostituisci dati prodotto e regole di uscita con messaggi, brief o calendario. Definisci cosa redigere, inviare o pubblicare, quando chiedere aiuto e chi verifica. Concorda gli accessi separatamente.
Serve un piano Orkas a pagamento per collaborare?
Gli account Free dell’app ufficiale includono collaborazione limitata. Entrambi devono usare l’app ufficiale e accedere; la build dal codice aperto non condivide progetti. Consulta la pagina prezzi per i limiti attuali. L’utilizzo IA resta individuale.
Inizia da un’attività ripetibile: compila il modello, controlla un campione con l’assistente e concorda la posizione condivisa prima di affidare il lotto.