Modello di rapporto mensile per il cliente: cosa includere e come scriverlo

Se gestisci un'agenzia, lavori come freelance o ti occupi del marketing per una manciata di clienti a cui emetti fattura ogni mese, hai già scritto questo report. Hai raccolto i numeri, incollato i grafici, scritto un paragrafo che nessuno aveva chiesto e inviato tutto. Poi non è successo nulla. Nessuna risposta, nessuna domanda, nessuna conversazione sul rinnovo.

Di solito il problema non è il modello. È che il report risponde a una domanda che il cliente non ha mai posto.

Perché i clienti non leggono il tuo report mensile

Apri un tipico report di agenzia e conta le metriche. Trenta è un numero comune. Impressioni, copertura, sessioni, frequenza di rimbalzo, posizione media, crescita dei follower, tasso di coinvolgimento, percentuale di clic, costo per clic: ognuna accurata, ognuna nella sua diapositiva, nessuna che, insieme alle altre, porti a formulare una frase.

Ora conta le conclusioni. Di solito zero.

Ecco come si presenta nella pratica: un estratto dal tipo di report che viene scorso velocemente e archiviato:

Rendimento dei canali — Luglio
Impressioni: 148220 (+8.2%) · Copertura: 41905 (+3.1%) · Sessioni: 2180 (+14.4%) · Frequenza di rimbalzo: 51.3% (−2.0%) · Durata media della sessione: 1m 42s (+6s) · Pagine/sessione: 2.4 · Nuovi utenti: 1612 (+11.8%) · Follower: 4431 (+96) · Tasso di coinvolgimento: 3.9% (−0.2%) · Posizione media: 14.2 (−0.8) · CTR: 2.1% (+0.1%) · CPC: $3.01 (−$0.14)

Nel complesso, il rendimento continua a mostrare un andamento positivo su tutti i canali. Continueremo a ottimizzare e monitorare il rendimento nel mese di agosto.

Dodici numeri accurati e due frasi che non prendono alcun impegno. Non c'è nulla di falso. Ma non c'è nemmeno nulla di utile, perché non viene mai detto quali di quei numeri contavano, che cosa hanno cambiato o che cosa si dovrebbe fare diversamente. Un cliente che lo legge scopre che sono state svolte attività di marketing per lui.

Il problema è tutto in questa lacuna. Un report pieno di metriche e privo di valutazioni viene letto come la prova che hai avuto da fare. Il cliente non ti ha ingaggiato per tenerti occupato. Ti ha ingaggiato perché ha un problema aziendale e non ha abbastanza tempo, e quando apre il tuo report si pone tre domande in quest'ordine:

• Dove sono finiti i miei soldi?
• È migliorato qualcosa?
• Che cosa succederà il mese prossimo?

Tutto il resto è materiale di supporto. Se il tuo report non risponde a queste tre domande nei primi trenta secondi, il resto non verrà letto, e chi non trova una risposta comincia a chiedersi per che cosa stia pagando. I report per i clienti vengono ignorati, poi messi in discussione, ed è quando iniziano le domande che gli incarichi a canone si interrompono. Il report mensile è il modo in cui la responsabilità per i risultati si manifesta concretamente, e questa responsabilità è una delle sole tre cose che un cliente acquista quando ingaggia qualcuno.

Il resto di questa guida propone una struttura che risponde prima di tutto a quelle tre domande, un esempio compilato che puoi copiare, l'ordine in cui scriverlo davvero e gli errori che fanno sembrare inconsistente un buon lavoro. Alla fine trovi file Word ed Excel da scaricare. Non serve un indirizzo email.

Che cosa includere in un report di marketing

Sei sezioni. In quest'ordine. L'ordine conta più del contenuto, perché mette le risposte all'inizio.

1. Il verdetto in una riga

Una frase: questo mese è andato bene o male, e perché. Scrivila come un'affermazione, non come un riepilogo. "A luglio le richieste di informazioni hanno superato l'obiettivo e il costo per richiesta è stato inferiore a giugno" è un verdetto. "Ecco il nostro report sul rendimento di luglio" è un titolo che si finge una frase.

2. I risultati rispetto all'obiettivo

Che cosa hai promesso, che cosa hai ottenuto. Questa è l'unica sezione in cui un numero è obbligatorio. Se non hai fissato un obiettivo all'inizio dell'incarico, fissalo ora e dichiaralo: un report senza un obiettivo è un report che non può mai risultare negativo, e i clienti lo percepiscono.

3. Che cosa è stato fatto

Lavori consegnati, non ore. "Ricostruita la pagina dei servizi e riscritte le tre schede con più traffico" è un lavoro consegnato. "14 ore di lavoro SEO" è una voce in fattura. I clienti hanno acquistato risultati; mostrare loro il tempo lavorato li invita ad attribuire un prezzo al tuo tempo.

4. I dati

Da tre a cinque metriche. Non trenta. Sotto ogni metrica va una frase interpretativa, e la frase deve dire qualcosa che un foglio di calcolo non potrebbe dire. Se non riesci a scrivere un'interpretazione per una metrica, quella metrica non deve stare nel report.

5. Il mese prossimo

Azioni specifiche con un obiettivo specifico. "Continuare a ottimizzare" non è un'azione. "Creare una pagina sui prezzi per la query Invisalign, che ha 1510 impressioni in posizione 11.8" è un'azione, ed è qualcosa che il cliente può approvare o contestare: è proprio questo il punto.

6. Che cosa ti serve dal cliente

Tutto ciò che ti blocca e quello che ti serve per sbloccarti. La maggior parte dei freelance omette questa parte per sembrare autosufficiente. È la sezione che più spesso ottiene una risposta, e attribuisce a chi di dovere la responsabilità dei lavori fermi.

Che cosa escludere

Decidere che cosa tagliare è più difficile che decidere che cosa includere, ed è qui che la maggior parte dei report sbaglia. Tre categorie non meritano quasi mai di trovare spazio.

Metriche che cambiano anche senza di te. Numero di follower, impressioni su un termine legato al marchio, traffico diretto. Se il numero sarebbe più o meno lo stesso anche se non avessi fatto nulla, presentarlo come un risultato è un'affermazione che non puoi sostenere.

Schermate delle piattaforme. Una dashboard di GA4 incollata o un'esportazione da uno strumento di monitoraggio del posizionamento sono materiale grezzo, non analisi. Se una schermata è davvero il modo più chiaro per mostrare qualcosa, ritagliala per lasciare solo l'elemento che stai indicando.

Tutto ciò che non sai interpretare. Questa è la prova che intercetta tutto il resto. Scrivi prima la frase sotto la metrica; se la frase si riduce a "questo valore è aumentato", la metrica non ti sta dicendo nulla e non dirà nulla nemmeno al cliente.

La lista di controllo

• La sezione 1 esprime un verdetto, non un argomento?
• La sezione 2 contiene un numero promesso e un numero raggiunto?
• Le voci della sezione 3 sono cose che il cliente ha ricevuto, non tempo che hai impiegato?
• Ogni metrica della sezione 4 ha una frase sotto?
• Il cliente potrebbe non essere d'accordo con qualcosa nella sezione 5?
• La sezione 6 contiene qualcosa oppure non c'è davvero nulla da chiedere?

Formato del report per il cliente: un esempio compilato

Un esempio di report per il cliente è più utile di un modello, perché la difficoltà non sta mai nei titoli delle sezioni, ma nel sapere che cosa metterci sotto. I modelli vuoti sono facili da trovare e difficili da usare. Ecco il formato compilato per un cliente immaginario: Northside Dental, uno studio che usa SEO locale, Google Ads e social. I numeri sono sintetici ma coerenti tra loro, il che significa che puoi risalire per ogni cifra a quella da cui deriva.

1. Verdetto

"Luglio ha generato 47 richieste di informazioni rispetto a un obiettivo di 40, e il costo per richiesta è sceso da $54.86 a $44.26. La crescita è arrivata dalla ricerca organica e da Google Ads. L'opportunità più evidente per il mese prossimo è trasformare la domanda sui prezzi di Invisalign in appuntamenti prenotati."

Perché è scritto così: un numero, una direzione e un passo successivo, in una frase. Un cliente che non legge altro sa a che punto si trova.

2. Rispetto all'obiettivo

Promesse 40 richieste qualificate. Ottenute 47. È il 117.5% dell'obiettivo, con sette richieste in più.

Perché è scritto così: quanto promesso e quanto ottenuto sono affiancati. Nessun aggettivo.

3. Che cosa è stato fatto

• Curate le pagine SEO locali e le schede dell'attività per servizi dentistici cercati con un'elevata intenzione di acquisto
• Gestita e ottimizzata la campagna di acquisizione su Google Ads, valutata in base alle richieste qualificate anziché alle impressioni
• Pubblicati e distribuiti contenuti sui social per intercettare le domande sul marchio e sui servizi
• Riuniti in questo report i dati su canali, sessioni, appuntamenti e ricerche

Perché è scritto così: quattro lavori consegnati, nessuna ora. Ognuno indica ciò che il cliente ha ricevuto.

4. I dati

• Richieste di informazioni: 47, in aumento del 27.0% rispetto alle 37 di giugno. Ricerca organica 19, Google Ads 22, social 6.
• Costo per richiesta: $44.26, in calo del 19.3% rispetto a $54.86. Il volume è aumentato e l'efficienza è migliorata allo stesso tempo, cosa che non succede sempre.
• Sessioni: 2180, in aumento del 14.4% rispetto a 1905. Il traffico è cresciuto meno delle richieste, il che indica una migliore qualità del traffico o una migliore conversione delle pagine, anziché semplicemente più visitatori.
• Conversione in appuntamenti: 66.0% — 31 appuntamenti da 47 richieste. Il mese prossimo conviene distinguere le richieste che hanno portato a una prenotazione da quelle che non l'hanno fatto, per individuare dove il ricontatto perde efficacia.
• Opportunità SEO: "invisalign cost" ha generato 1510 impressioni e 22 clic, con una percentuale di clic dell'1.5% e una posizione media di 11.8. La domanda esiste; il posizionamento e la percentuale di clic non sono all'altezza.

Perché è scritto così: cinque metriche, cinque interpretazioni. L'ultima non è affatto una metrica di rendimento: è la prova a sostegno della sezione 5. È intenzionale: la sezione dei dati dovrebbe fornire alla sezione successiva la sua argomentazione.

5. Il mese prossimo

• Creare o riscrivere una pagina per "invisalign cost" che risponda alle domande sulla fascia di prezzo, sui fattori che determinano il prezzo, sulle fasi del trattamento e sulle condizioni di prenotazione
• Allineare il titolo e la parte iniziale della pagina all'intento di ricerca sui prezzi e aggiungere dettagli sui servizi locali, domande frequenti e un punto di accesso chiaro alla prenotazione
• Monitorare separatamente impressioni, posizione media, percentuale di clic, richieste dalla pagina e appuntamenti per quella query, confrontandoli con i valori di riferimento di questo mese

Perché è scritto così: una priorità, non cinque. Indica la query, cita le prove della sezione 4 e spiega come verranno misurati i risultati, così il report del mese prossimo avrà già criteri di valutazione concordati.

6. Che cosa serve dal cliente

• Confermare la fascia di prezzo di Invisalign che si può pubblicare, le opzioni di pagamento e le condizioni della prima consulenza
• Fornire i risultati di due o tre casi anonimizzati, con il permesso di utilizzare il materiale prima e dopo
• Confermare come vengono effettivamente gestite le chiamate e i moduli di prenotazione, affinché la promessa di marketing corrisponda a ciò che accade nello studio

Perché è scritto così: ogni voce è una decisione che solo il cliente può prendere. Nessuna è una lamentela.

Come scrivere un report per il cliente

La maggior parte dei consigli su come scrivere un report mensile descrive le sezioni e si ferma lì. Le sezioni sono la parte facile. Leggi nell'ordine da uno a sei. Scrivi quasi nell'ordine opposto. Scrivere dall'inizio alla fine è il motivo per cui i report richiedono tre ore e finiscono comunque per non dire nulla: passi tutto il tempo sui dati e arrivi alla conclusione senza più energie.

Passaggio 1: raccogli prima i dati e fermati

Riunisci tutti i numeri in un unico posto prima di scrivere una parola. Richieste e spesa per canale, sessioni, conversioni e tutti i dati di ricerca che hai. Non interpretare mentre raccogli: finiresti per fissarti sulla prima cosa interessante che vedi.

Passaggio 2: scrivi la sezione 5 prima di tutto il resto

Guarda i numeri e rispondi a una domanda: che cosa dovremmo fare il mese prossimo? Questa è la parte più difficile del report e quella per cui i clienti pagano davvero, quindi dedicale attenzione finché ne hai ancora. Ti costringe anche a trovare il filo conduttore nei dati, anziché limitarti a descriverli.

Passaggio 3: torna indietro alla sezione 1

Una volta definita la raccomandazione, il verdetto si scrive quasi da solo, perché il verdetto è la ragione per cui la raccomandazione ha senso. Nell'esempio sopra, la raccomandazione è una pagina sui prezzi, quindi il verdetto si chiude sulla domanda relativa ai prezzi che non si è convertita. Conclusione e raccomandazione dovrebbero concordare: scriverle in quest'ordine lo rende automatico, invece di richiedere un controllo successivo.

Passaggio 4: compila per ultime le sezioni 2, 3, 4 e 6

Queste quattro richiedono trascrizione, non riflessione. La sezione 2 contiene due numeri. La sezione 3 la conosci già perché il lavoro lo hai fatto tu. La sezione 4 contiene i dati raccolti nel passaggio 1, ridotti alle tre-cinque metriche che sostengono il verdetto. La sezione 6 contiene ciò che stavi aspettando.

Passaggio 5: taglia

Elimina ogni metrica senza interpretazione. Elimina ogni frase che contenga "continuare a", "in corso" o "come sempre". Poi leggi soltanto la sezione 1 e chiediti se basterebbe da sola. Se sì, il report è finito.

Quanto tempo dovrebbe richiedere

L'ordine conta perché cambia il costo. Scrivendo dall'inizio alla fine, la maggior parte delle persone passa quasi tutto il tempo nella sezione 4 a formattare numeri, poi sbriga in fretta la sezione 5, invertendo le priorità di valore. Lavorare a ritroso mette al primo posto la riflessione e riduce il resto alla compilazione di campi.

Monitora come impieghi il tempo per un report e la differenza è di solito netta. Raccogliere e riformattare i numeri occupa la quota maggiore. Scrivere l'interpretazione occupa quella minore. È un rapporto rovesciato, ed è quasi interamente correggibile, perché la parte più grande è meccanica.

La soluzione non è lavorare più in fretta. È costruire il foglio di calcolo una sola volta, in modo che i valori derivati — variazione mese su mese, costo per risultato, raggiungimento dell'obiettivo — siano formule anziché cose da ricalcolare. Il mese prossimo basterà aggiornare i dati. L'unico lavoro davvero nuovo è quello che richiede capacità di giudizio, cioè la parte per cui vale la pena farsi pagare.

Un'avvertenza sulla velocità: l'obiettivo non è un report veloce. Un report che richiede venti minuti e non dice nulla è peggiore di uno che richiede due ore e cambia una decisione, perché il primo insegna al cliente che il report è una formalità. La velocità ha valore solo se investi il tempo risparmiato nella sezione 5.

Che cosa cambia a seconda dell'ambito

La struttura in sei sezioni non cambia se il report riguarda la SEO, i social o un incarico integrato a canone. Cambia solo la sezione 4. Ecco che cosa includere e che cosa escludere.

Per la SEO, i numeri che vale la pena riportare si trovano soprattutto nel report sul rendimento di Google Search Console, ed è utile essere precisi sul significato delle sue colonne: impressioni e posizione hanno definizioni più circoscritte di quanto la maggior parte delle persone immagini, e in particolare la posizione media è una media sulle impressioni, non una posizione che occupi stabilmente. Per la produzione ricorrente dei report, Looker Studio si collega direttamente alla maggior parte di queste fonti, anche se una dashboard aggiornata in tempo reale integra un report, non lo sostituisce: le dashboard mostrano, i report traggono conclusioni.

La domanda alla base di tutti e tre gli ambiti è la stessa: questa metrica cambia ciò che faremo il mese prossimo? Se no, il suo posto è nell'appendice oppure da nessuna parte.

Ogni quanto inviarlo e che cosa automatizzare

Mensilmente per il cliente, settimanalmente per te. Sono documenti diversi con funzioni diverse, e unirli produce qualcosa di troppo lungo per il cliente e troppo lento per te. Il report per il cliente è un documento decisionale inviato una volta al mese. Il tuo controllo settimanale è un documento di lavoro; può essere poco curato e nessun altro ha bisogno di vederlo.

Invialo entro cinque giorni lavorativi dalla fine del mese. Più tardi, e le raccomandazioni riguarderanno un mese a cui il cliente ha smesso di pensare.

Sull'automazione, il confine è netto: i dati si possono automatizzare, le conclusioni no. Raccogliere numeri, calcolare le variazioni mese su mese e formattare una cartella di lavoro sono operazioni meccaniche che non dovrebbero mai essere eseguite a mano due volte. Decidere quali tre metriche contano questo mese e che cosa significano per il prossimo è la parte per cui il cliente paga una persona.

Il confine si vede meglio con un esempio. "Il costo per richiesta è sceso del 19.3%" è aritmetica: dovrebbe produrlo una formula e nessuna persona dovrebbe mai digitare quel numero. "Il costo per richiesta è sceso perché l'account pubblicitario ha smesso di fare offerte su un termine a corrispondenza generica che attirava persone in cerca del prezzo più basso" è una conclusione, e richiede di sapere che cosa hai cambiato e perché. Automatizza la prima frase. Non automatizzare mai la seconda, e diffida di qualsiasi strumento che si offra di farlo.

In pratica significa che il foglio di calcolo dovrebbe essere costruito una sola volta con formule che si aggiornano automaticamente, così il mese prossimo basterà aggiornare i dati anziché ricostruirlo, e il documento dovrebbe essere generato dal foglio di calcolo, in modo che i numeri nel testo non possano divergere da quelli nella cartella di lavoro. I file alla fine di questa guida sono costruiti così, e la procedura in due passaggi che li produce è riportata integralmente qui sotto, così puoi eseguirla per i tuoi clienti anziché riscrivere i nostri dati.

Sei errori che fanno sembrare inconsistente un buon lavoro

1. Numeri senza conclusioni

Sbagliato: "Sessioni: 2180 (+14.4%)."
Corretto: "Sessioni: 2180, in aumento del 14.4%. Il traffico è cresciuto meno delle richieste, il che suggerisce una migliore qualità del traffico anziché semplicemente più visitatori."

2. Nascondere il mese negativo

Sbagliato: nascondere un calo del 20% a pagina quattro sotto un titolo sulle "dinamiche dei canali".
Corretto: inserirlo nella sezione 1, con la causa e la risposta prevista. I clienti perdonano i mesi negativi. Non perdonano di scoprirli tardi, e un calo che scoprono da soli ti costa la fiducia che saresti stato tu a informarli.

3. Cambiare metriche ogni mese

Sbagliato: riportare il tasso di coinvolgimento a giugno, la copertura a luglio, le impressioni ad agosto.
Corretto: usare le stesse metriche principali ogni mese, così gli andamenti sono visibili. Alternare le metriche dà l'impressione che tu scelga di volta in volta il numero più favorevole, che sia successo davvero o meno.

4. Nessuna prossima azione specifica

Sbagliato: "Continuare a ottimizzare e monitorare il rendimento."
Corretto: "Creare una pagina sui prezzi per la query Invisalign e monitorarla separatamente rispetto ai valori di riferimento di questo mese." Una raccomandazione con cui il cliente non può essere in disaccordo non è una raccomandazione: è una frase che supera la revisione perché non dice nulla. Inoltre ti lascia senza un parametro su cui essere valutato il mese prossimo, il che sembra rassicurante ma viene percepito come mancanza di direzione.

5. Ore invece di lavori consegnati

Sbagliato: "14 ore di SEO, 6 ore di contenuti."
Corretto: "Ricostruita la pagina dei servizi e riscritte le tre schede con più traffico." Riportare le ore invita i clienti ad attribuire un prezzo al tuo tempo invece che ai tuoi risultati.

6. Un report più lungo del contratto

Sbagliato: 24 diapositive per un incarico a canone da $2,000.
Corretto: due pagine. Per te la lunghezza comunica impegno; per il lettore comunica riempitivo. Se il lavoro è stato davvero ampio, il riepilogo dovrebbe comunque essere breve e i dettagli dovrebbero stare in un'appendice. La quantità è anche il sostituto più comune di un verdetto: è più facile inviare trenta diapositive che scrivere l'unica frase che potrebbe rivelarsi sbagliata.

Il modello di report mensile per il cliente

Due file: un documento Word e una cartella di lavoro Excel. Nessun indirizzo email richiesto, nessuna registrazione, nessuna filigrana. Insieme costituiscono un modello di report di marketing che puoi presentare a un cliente questa settimana e, a differenza della maggior parte dei modelli di report per i clienti che troverai, il file Word contiene già l'esempio sopra compilato.

• monthly-client-report.docx — un modello di report per il cliente in Word, con il report in sei sezioni compilato con l'esempio sopra, così puoi vedere il formato in azione anziché chiederti che cosa inserire sotto titoli vuoti. Sostituisci il contenuto; mantieni la struttura.
• monthly-client-report.xlsx — lo stesso report in una cartella di lavoro Excel, suddivisa in tre fogli. Data Entry per i valori mensili per canale. Summary, dove ogni metrica derivata è una formula che si aggiorna automaticamente: modifica la cella dell'obiettivo e la percentuale di raggiungimento si adegua. SEO Sample, con la tabella delle query che alimenta la sezione 4. Due grafici nativi, modificabili, non schermate.

Entrambi usano dati di esempio sintetici, indicati come tali, quindi non c'è nulla da ripulire prima di riutilizzarli. Il blocco delle ipotesi nella cartella di lavoro contiene il periodo di riferimento, la valuta, le definizioni delle metriche e l'obiettivo modificabile: cambia l'obiettivo lì e tutti i confronti si aggiornano.

Come usarli

1. Apri la cartella di lavoro, sostituisci il contenuto del foglio di inserimento dati con i dati del tuo mese e imposta l'obiettivo nel blocco delle ipotesi
2. Leggi il foglio di riepilogo e scegli da tre a cinque metriche che sostengano un unico verdetto
3. Apri il documento, scrivi prima la sezione 5, poi la sezione 1, quindi compila il resto

Genera questo report per i tuoi clienti

Entrambi i file sono stati generati anziché costruiti a mano, e la procedura è abbastanza breve da poterla riportare qui. Un modello che puoi rigenerare vale più di un modello che devi modificare, perché il mese prossimo vorrai i tuoi numeri nella tua struttura, non i nostri con le cifre sostituite. Ecco quindi la procedura completa.

Passaggio 1 — la cartella di lavoro. Dai queste istruzioni a ExcelWriter:

Crea una cartella di lavoro per un report mensile al cliente con tre fogli:

1) Inserimento dati: richieste di informazioni e spesa per canale
   (organico / ricerca a pagamento / social) per questo mese e il
   precedente, più sessioni, appuntamenti prenotati e telefonate.
2) Riepilogo: calcola il raggiungimento dell'obiettivo, il costo per
   richiesta e la sua variazione mensile, la crescita delle richieste
   e delle sessioni e il tasso di conversione in appuntamenti. Ogni dato
   calcolato deve essere una formula attiva. Inserisci l'obiettivo in
   una cella modificabile a cui le formule facciano riferimento.
3) Esempio SEO: query / impressioni / clic / CTR (come formula) /
   posizione media.

Aggiungi un blocco delle ipotesi: periodo del report, valuta, definizioni
delle metriche, obiettivo modificabile e un'etichetta che indichi che i
dati sono sintetici.

I grafici devono essere nativi e modificabili: un grafico a barre delle
richieste per canale che parta da zero e un confronto del costo per
richiesta. Richieste e spesa hanno unità diverse: non metterle sullo
stesso asse principale, separale in due grafici. Collega le serie solo
alle colonne dei valori; la colonna delle etichette di categoria è
l'asse delle categorie, non una serie.

Passaggio 2 — il documento. Poi dai queste istruzioni a DocWriter:

Trasforma quella cartella di lavoro in un report mensile al cliente in
Word, in sei sezioni: verdetto / rispetto all'obiettivo / cosa è stato
fatto / i dati / il mese prossimo / cosa serve dal cliente. Ogni metrica
nella sezione dei dati deve avere una frase interpretativa, non solo un
numero. «Il mese prossimo» deve indicare un'azione concreta, mai
«continuare a ottimizzare».

Modifica i nomi dei canali e le metriche per adattarli al tuo cliente ed esegui di nuovo la procedura. Il motivo per cui il risultato è coerente è l'ordine: la cartella di lavoro esegue i calcoli, poi il documento viene scritto a partire dalla cartella di lavoro, così i numeri nel testo non possono divergere da quelli nelle celle. È proprio questo l'errore che la sequenza in due passaggi serve a prevenire: qualcuno aggiorna un grafico e dimentica il paragrafo sopra.

Entrambi gli agenti funzionano all'interno di Orkas sul tuo computer: i dati dei tuoi clienti non lo lasciano mai. Se preferisci non eseguire nulla, i due file sopra funzionano benissimo come normali modelli; nulla al loro interno dipende dallo strumento che li ha creati.

Domande frequenti

Che cos'è un report per il cliente?

Un report per il cliente è un documento ricorrente che un fornitore di servizi invia a un cliente pagante per riepilogare ciò che è stato fatto, i risultati prodotti e ciò che succederà in seguito. Nel marketing è di solito mensile e riguarda i canali compresi nell'incarico a canone. Il termine viene usato diversamente in altri settori: in ambito infermieristico e clinico, "client report" si riferisce ai sintomi riferiti da un paziente, mentre nei servizi finanziari "client reporting" indica i rendiconti di portafoglio inviati agli investitori. Questa guida riguarda il significato nel marketing: il report che un'agenzia o un freelance invia alle aziende a cui emette fattura.

Che cosa dovrebbe includere un report SEO?

Impressioni, clic e percentuale di clic per le query su cui stai lavorando; fasce di posizionamento anziché singole posizioni; stato di indicizzazione se sono state aggiunte o modificate pagine; e, soprattutto, le query per cui esiste una domanda che non stai ancora intercettando. È quest'ultimo elemento a trasformare un report SEO in un piano. Escludi le schermate degli strumenti di monitoraggio del posizionamento e qualsiasi elenco di parole chiave più lungo di quanto il cliente sia disposto a leggere. Una posizione senza dati sui clic non dice a nessuno se valga la pena ottenere quel posizionamento.

Ogni quanto dovrei inviare i report ai clienti?

Ogni mese, entro cinque giorni lavorativi dalla fine del mese. Inviare report settimanali ai clienti è quasi sempre un errore: a quell'intervallo i risultati di marketing presentano troppe oscillazioni casuali, quindi i report settimanali o attribuiscono un significato al rumore oppure ammettono che non c'è nulla da dire. Mantieni un controllo settimanale per te — può essere un foglio di calcolo che nessun altro vede — e riserva il documento destinato al cliente alla frequenza con cui i numeri hanno davvero un significato.

Qual è la differenza tra un report per il cliente e un report sullo stato di avanzamento?

Un report sullo stato di avanzamento per il cliente risponde a "a che punto siamo". Un report per il cliente risponde a "ne è valsa la pena". I report sullo stato di avanzamento monitorano le attività e sono adatti ai progetti con una conclusione definita. I report per i clienti valutano i risultati rispetto a un obiettivo e sono adatti agli incarichi a canone. Se lavori a canone e invii report sullo stato di avanzamento, stai descrivendo attività a qualcuno che cerca di valutare il ritorno sull'investimento: è il modo più rapido per far mettere in discussione l'ambito del tuo incarico.

Posso usare questi modelli a fini commerciali?

Sì. Usali con i tuoi clienti, personalizzali con il tuo marchio, modifica la struttura, fatti pagare per il lavoro che svolgi al loro interno. Non c'è alcun obbligo di attribuzione e nessuna licenza da leggere. I dati di esempio sono sintetici e contrassegnati come tali, quindi non c'è nulla da rimuovere prima di riutilizzare i file.

Quanto dovrebbe essere lungo un report per il cliente?

Due pagine, o circa da 600 a 900 parole, per un tipico incarico a canone mensile. Abbastanza lungo da esprimere un verdetto, mostrare le prove e impegnarsi su un passo successivo; abbastanza breve perché il cliente lo legga tutto. Se il lavoro ha davvero coinvolto molti canali, mantieni il report su due pagine e sposta i dettagli in un'appendice che nessuno è obbligato ad aprire. La lunghezza viene letta come impegno da chi ha scritto il documento e come riempitivo da chi non l'ha scritto.

Se il report mensile è la parte del mese che sopporti meno, di solito la soluzione non è un modello migliore: è toglierti dalle mani la parte meccanica, così l'ora che dedichi al report va alla sezione 5, dove si trova il vero valore per il cliente. Se il report continua a mostrare che un cliente non vale le ore che gli dedichi, è un problema di tariffe più che di rendicontazione: calcola quanto dovresti farti pagare. Orkas è un modo per farlo; un foglio di calcolo ben costruito che non devi mai ricostruire è un altro. Entrambi sono meglio che partire da una pagina vuota il primo del mese.

Per il passaggio della cartella di lavoro, scopri come Orkas trasforma i numeri grezzi in analisi dei dati con risultati verificabili.