Aylık Müşteri Raporu Şablonu: Neler İçermeli, Nasıl Yazılmalı?

Bir ajans işletiyorsanız, serbest çalışıyorsanız veya her ay fatura kestiğiniz birkaç müşterinin pazarlamasını yürütüyorsanız bu raporu daha önce yazmışsınızdır. Sayıları çektiniz, grafikleri yapıştırdınız, kimsenin istemediği bir paragraf yazdınız ve gönderdiniz. Sonra hiçbir şey olmadı. Yanıt yok, soru yok, sözleşme yenileme konuşması yok.

Sorun genellikle şablon değildir. Raporun, müşterinin hiç sormadığı bir soruyu yanıtlamasıdır.

Müşteriler aylık raporunuzu neden okumuyor?

Tipik bir ajans raporunu açın ve metrikleri sayın. Otuz metrik görmek olağandır. Gösterimler, erişim, oturumlar, hemen çıkma oranı, ortalama konum, takipçi artışı, etkileşim oranı, tıklama oranı, tıklama başına maliyet — her biri doğru, her biri ayrı bir slaytta, ama hiçbiri bir araya gelip anlamlı bir cümle oluşturmuyor.

Şimdi de çıkarımları sayın. Genellikle sıfır.

Pratikte bunun nasıl göründüğüne bakalım — göz gezdirilip dosyalanan türden bir rapordan bir alıntı:

Kanal Performansı — Temmuz
Gösterimler: 148,220 (+8.2%) · Erişim: 41,905 (+3.1%) · Oturumlar: 2,180 (+14.4%) · Hemen çıkma oranı: 51.3% (−2.0%) · Ort. oturum süresi: 1 dk 42 sn (+6 sn) · Sayfa/oturum: 2.4 · Yeni kullanıcılar: 1,612 (+11.8%) · Takipçiler: 4,431 (+96) · Etkileşim oranı: 3.9% (−0.2%) · Ort. konum: 14.2 (−0.8) · CTR: 2.1% (+0.1%) · CPC: $3.01 (−$0.14)

Genel olarak performans, kanallar genelinde olumlu seyretmeye devam ediyor. Ağustos ayında da optimizasyona ve performansı izlemeye devam edeceğiz.

On iki doğru sayı ve hiçbir taahhütte bulunmayan iki cümle. İçinde yanlış bir şey yok. Ama yararlı bir şey de yok; çünkü bu sayılardan hangilerinin önemli olduğunu, herhangi birinin neyi değiştirdiğini veya kimin neyi farklı yapması gerektiğini hiç söylemiyor. Müşteri bunu okuyunca pazarlama faaliyetlerinin gerçekleştiğini öğreniyor.

Bütün sorun bu boşlukta. Metriklerle dolu ama değerlendirmeden yoksun bir rapor, meşgul olduğunuzun kanıtı gibi okunur. Müşteriniz sizi meşgul olmanız için işe almadı. İşle ilgili bir sorunu ve yetersiz zamanı olduğu için işe aldı; raporunuzu açtığında da şu üç soruyu bu sırayla soruyor:

• Param nereye gitti?
• Bir şeyler iyileşti mi?
• Gelecek ay ne olacak?

Diğer her şey destekleyici malzemedir. Raporunuz ilk otuz saniyede bu üç soruyu yanıtlamıyorsa kalanı okunmaz — yanıt alamayan okuyucu da neye para ödediğini sorgulamaya başlar. Müşteri raporları önce görmezden gelinir, sonra sorgulanır; aylık hizmet sözleşmeleri de bu sorgulama sırasında sona erer. Aylık rapor, hesap verebilirliğin somut olarak ortaya çıktığı yerdir — ve hesap verebilirlik, bir müşterinin satın aldığı yalnızca üç şeyden biridir birini işe aldığında.

Bu rehberin kalanında, önce bu üç soruyu yanıtlayan bir yapı, kopyalayabileceğiniz doldurulmuş bir örnek, raporu gerçekte hangi sırayla yazmanız gerektiği ve iyi işleri yetersiz gösteren hatalar yer alıyor. Sonda indirilebilir Word ve Excel dosyaları var. E-posta gerekmez.

Pazarlama raporunda neler bulunmalı?

Altı bölüm. Bu sırayla. Sıralama, yanıtlara başta yer verdiği için içerikten daha önemlidir.

1. Tek cümlelik hüküm

Tek cümle: bu ay iyi miydi, kötü müydü ve neden? Özet olarak değil, bir iddia olarak yazın. "Temmuz ayında başvurularda hedef aşıldı ve başvuru başına maliyet Haziran'a göre düştü" bir hükümdür. "İşte Temmuz performans raporumuz" ise cümle kılığına girmiş bir başlıktır.

2. Hedefe göre performans

Ne vaat ettiniz, ne sağladınız? Sayının zorunlu olduğu tek bölüm budur. İş ilişkisinin başında bir hedef belirlemediyseniz şimdi belirleyin ve bunu açıkça söyleyin — hedefi olmayan rapor, yanılma olasılığı olmayan rapordur; müşteriler de bunu hisseder.

3. Yapılan işler

Çalışma saatleri değil, teslim edilen işler. "Hizmet sayfasını yeniden oluşturduk ve en çok trafik alan üç kaydı yeniden yazdık" teslim edilen bir iştir. "14 saat SEO çalışması" ise fatura kalemidir. Müşteriler sonuç satın aldı; onlara harcanan süreyi göstermek, zamanınıza fiyat biçmeye davet etmektir.

4. Veriler

Üç ila beş metrik. Otuz değil. Her metriğin altında bir cümlelik yorum bulunur ve bu cümle, bir hesap tablosunun söyleyemeyeceği bir şey söylemelidir. Bir metrik için yorum yazamıyorsanız o metriğin raporda yeri yoktur.

5. Gelecek ay

Belirli bir hedefi olan somut eylemler. "Optimizasyona devam etmek" bir eylem değildir. "11.8 konumunda 1,510 gösterim alan Invisalign sorgusu için bir fiyatlandırma sayfası oluşturmak" bir eylemdir; üstelik müşterinizin kabul edebileceği veya itiraz edebileceği bir eylemdir — amaç da budur.

6. Müşteriden bekledikleriniz

İlerlemenizi engelleyen her şey ve bu engelleri kaldırmak için ihtiyaç duyduklarınız. Çoğu serbest çalışan, kendi kendine yetiyor görünmek için bu bölümü atlar. Oysa en düzenli biçimde yanıt getiren bölüm budur ve duran işlerin sorumluluğunu ait olduğu yere taşır.

Neler dışarıda bırakılmalı?

Neyi çıkaracağınıza karar vermek, neyi ekleyeceğinize karar vermekten daha zordur ve çoğu rapor burada yanlış yola sapar. Üç kategori neredeyse hiçbir zaman rapordaki yerini hak etmez.

Sizden bağımsız değişen metrikler. Takipçi sayısı, marka terimindeki gösterimler, doğrudan trafik. Siz hiçbir şey yapmasaydınız da sayı aşağı yukarı aynı görünecekse bunu sonuç olarak raporlamak, destekleyemeyeceğiniz bir iddiadır.

Platform ekran görüntüleri. Yapıştırılmış bir GA4 panosu veya sıralama takip aracından alınan bir dışa aktarım, analiz değil ham malzemedir. Bir şeyi göstermenin gerçekten en açık yolu ekran görüntüsüyse yalnızca işaret ettiğiniz şeyi gösterecek şekilde kırpın.

Yorumlayamadığınız her şey. Geri kalan her şeyi yakalayan test budur. Önce metriğin altındaki cümleyi yazın; cümle "bu yükseldi" şeklinde çıkıyorsa metrik size bir şey söylemiyordur, müşteriye de söylemeyecektir.

Kontrol listesi

• 1. bölüm bir konu değil, bir hüküm belirtiyor mu?
• 2. bölüm vaat edilen ve gerçekleşen sayıları içeriyor mu?
• 3. bölümdeki maddeler harcadığınız zamanı değil, müşterinin aldığı şeyleri mi anlatıyor?
• 4. bölümdeki her metriğin altında bir cümle var mı?
• Müşteri 5. bölümdeki bir şeye itiraz edebilir mi?
• 6. bölüm dolu mu, yoksa gerçekten beklenecek hiçbir şey yok mu?

Müşteri raporu biçimi: doldurulmuş bir örnek

Müşteri raporu örneği, müşteri raporu şablonundan daha yararlıdır; çünkü zorluk hiçbir zaman başlıklar değil, altlarına ne yazılacağını bilmektir. Boş şablonları bulmak kolay, kullanmak zordur. İşte hayalî bir müşteri için doldurulmuş biçim: yerel SEO, Google Ads ve sosyal medya çalışmaları yürüten bir klinik olan Northside Dental. Sayılar sentetiktir ama kendi içinde tutarlıdır; yani her sayının hangi sayıdan türetildiğini izleyebilirsiniz.

1. Hüküm

"Temmuz ayında 40 başvuru hedefine karşılık 47 başvuru alındı ve başvuru başına maliyet $54.86 seviyesinden $44.26 seviyesine düştü. Büyüme organik arama ve Google Ads kaynaklıydı. Gelecek ayın en net fırsatı, Invisalign fiyatına yönelik talebi alınmış randevulara dönüştürmek."

Neden böyle yazıldı: tek cümlede bir sayı, bir yön ve bir sonraki adım. Başka hiçbir şey okumayan müşteri bile nerede durduğunu bilir.

2. Hedefe göre

40 nitelikli başvuru vaat edildi. 47 başvuru sağlandı. Bu, hedefin %117.5'i; hedefin yedi başvuru üzeri demek.

Neden böyle yazıldı: vaat edilen ve gerçekleşen yan yana duruyor. Sıfat yok.

3. Yapılan işler

• Satın alma niyeti yüksek diş sağlığı hizmetleri için yerel SEO sayfaları ve işletme kayıtları güncel tutuldu
• Gösterimler yerine nitelikli başvurularla değerlendirilen Google Ads müşteri edinme kampanyası yürütüldü ve ayarlandı
• Marka ve hizmet sorularını karşılamak için sosyal medya içerikleri yayımlandı ve dağıtıldı
• Kanal, oturum, randevu ve arama verileri bu raporda birleştirildi

Neden böyle yazıldı: dört teslimat, çalışma saati yok. Her biri müşterinin ne aldığını belirtiyor.

4. Veriler

• Başvurular: 47, Haziran'daki 37'ye göre %27.0 artış. Organik 19, Google Ads 22, sosyal medya 6.
• Başvuru başına maliyet: $44.26, $54.86 seviyesine göre %19.3 düşüş. Hacim artarken verimlilik de iyileşti; bu her zaman gerçekleşmez.
• Oturumlar: 2,180, 1,905'e göre %14.4 artış. Trafik, başvurulardan daha yavaş büyüdü; bu da yalnızca daha fazla ziyaretçiden ziyade daha kaliteli trafiğe veya daha iyi sayfa dönüşümüne işaret ediyor.
• Randevuya dönüşüm: %66.0 — 47 başvurudan 31 randevu. Takip sürecinde nerede kayıp yaşandığını bulmak için gelecek ay randevuya dönüşen ve dönüşmeyen başvuruları ayırmak yararlı olacaktır.
• SEO fırsatı: "invisalign fiyatı" 1,510 gösterim ve 22 tıklama aldı — ortalama 11.8 konumunda %1.5 tıklama oranı. Talep var; sıralama ve tıklama oranı bu talebin karşılığını vermiyor.

Neden böyle yazıldı: beş metrik, beş yorum. Sonuncusu aslında bir performans metriği bile değil — 5. bölümün dayanağı. Bu bilinçli bir tercih: veri bölümü, sonraki bölümün gerekçesini sağlamalıdır.

5. Gelecek ay

• "invisalign fiyatı" için fiyat aralığını, fiyatı belirleyen etkenleri, tedavi adımlarını ve randevu koşullarını açıklayan bir sayfa oluşturun veya mevcut sayfayı yeniden yazın
• Başlığı ve sayfanın üst kısmını fiyat öğrenme niyetine uygun hâle getirin; yerel hizmet ayrıntılarını, sık sorulan soruları ve açık bir randevu giriş noktası ekleyin
• Bu sorgu için gösterimleri, ortalama konumu, tıklama oranını, sayfadan gelen başvuruları ve randevuları ayrı ayrı izleyin ve bu ayın başlangıç değerleriyle karşılaştırın

Neden böyle yazıldı: beş değil, tek odak. Sorguyu adlandırıyor, 4. bölümdeki kanıtı gösteriyor ve nasıl ölçüleceğini söylüyor — böylece gelecek ayın raporunun değerlendirme ölçütleri şimdiden belirlenmiş oluyor.

6. Müşteriden beklenenler

• Yayımlanabilecek Invisalign fiyat aralığını, ödeme seçeneklerini ve ilk muayene politikasını onaylayın
• Öncesi ve sonrası materyallerini kullanma izniyle birlikte anonimleştirilmiş iki veya üç vaka sonucu sağlayın
• Pazarlama vaadinin klinikte gerçekleşen süreçle örtüşmesi için randevu aramalarının ve formlarının gerçekte nasıl ele alındığını doğrulayın

Neden böyle yazıldı: her madde yalnızca müşterinin verebileceği bir karardır. Hiçbiri şikâyet değildir.

Müşteri raporu nasıl yazılır?

Aylık rapor yazmaya ilişkin tavsiyelerin çoğu bölümleri anlatıp orada durur. Bölümler işin kolay kısmıdır. Birden altıya doğru okuyun. Neredeyse ters sırayla yazın. Raporların üç saat sürüp yine de hiçbir şey söylememesinin nedeni yukarıdan aşağıya yazmaktır — bütün zamanı verilerin içinde geçirir, sonuca bitkin ulaşırsınız.

Adım 1: Önce verileri çekin ve durun

Tek kelime yazmadan önce bütün sayıları tek yerde toplayın. Kanal bazında başvurular ve harcamalar, oturumlar, dönüşümler ve elinizdeki tüm arama verileri. Toplarken yorumlamayın; gördüğünüz ilk ilginç şeye takılıp kalırsınız.

Adım 2: Her şeyden önce 5. bölümü yazın

Sayılara bakın ve tek bir soruyu yanıtlayın: gelecek ay ne yapmalıyız? Bu, raporun en zor kısmı ve müşterilerin asıl para ödediği bölümdür; bu yüzden dikkatiniz hâlâ yerindeyken ona odaklanın. Ayrıca sizi verileri betimlemek yerine verilerin anlattığı hikâyeyi bulmaya zorlar.

Adım 3: Geriye doğru ilerleyip 1. bölümü yazın

Öneriyi bildiğinizde hüküm neredeyse kendiliğinden yazılır; çünkü hüküm, önerinin neden anlamlı olduğunu açıklar. Yukarıdaki örnekte öneri bir fiyatlandırma sayfasıdır, bu yüzden hüküm, dönüşüme yansımayan fiyat talebiyle biter. Sonuç ve öneri birbiriyle uyumlu olmalıdır — bunları bu sırayla yazmak, uyumu sonradan kontrol edilen bir şey olmaktan çıkarıp kendiliğinden sağlar.

Adım 4: 2, 3, 4 ve 6. bölümleri en son doldurun

Bu dört bölüm düşünme değil, aktarma işidir. 2. bölüm iki sayıdan oluşur. 3. bölümü zaten bilirsiniz, çünkü işi siz yaptınız. 4. bölüm, 1. adımda çektiğiniz verilerin hükmü destekleyen üç ila beş metriğe indirilmiş hâlidir. 6. bölüm ise beklediğiniz her neyse odur.

Adım 5: Kısaltın

Yorumu olmayan her metriği silin. "Devam etmek", "süren" veya "her zamanki gibi" içeren her cümleyi silin. Sonra yalnızca 1. bölümü okuyun ve tek başına yeterli olup olmayacağını sorun. Yeterliyse rapor tamamdır.

Bu ne kadar sürmeli?

Sıralama önemlidir, çünkü harcanan emeği değiştirir. Yukarıdan aşağıya yazarken çoğu kişi zamanının büyük bölümünü 4. bölümde sayıları biçimlendirmeye harcar, sonra 5. bölümü aceleye getirir — böylece değerin önceliğini tersine çevirir. Geriye doğru çalışmak, düşünmeyi öne alır ve geriye kalanları alan doldurmaya indirger.

Bir rapor için zamanınızın nereye gittiğini izleyin; dağılım genellikle çarpıcıdır. Sayıları toplamak ve yeniden biçimlendirmek en büyük payı alır. Yorumu yazmak en küçük payı. Bu oran tersine dönmüştür ve büyük kısmı mekanik olduğu için neredeyse tamamen düzeltilebilir.

Çözüm daha hızlı çalışmak değildir. Hesap tablosunu bir kez kurmaktır; böylece türetilen değerler — aydan aya değişim, sonuç başına maliyet, hedefe ulaşma oranı — yeniden hesapladığınız şeyler değil, formüller olur. Gelecek ay yalnızca veri yenilemeye dönüşür. Gerçekten yeni olan tek iş, muhakeme gerektiren kısımdır; ücretlendirilmeye değer olan da budur.

Hız konusunda bir uyarı: amaç hızlı rapor değildir. Yirmi dakikada hazırlanıp hiçbir şey söylemeyen rapor, iki saat süren ve bir kararı değiştiren rapordan kötüdür; çünkü ilki müşterinize raporun bir formalite olduğunu öğretir. Hız, yalnızca kazandığınız zamanı 5. bölüme harcarsanız değerlidir.

Uzmanlık alanına göre neler değişir?

İster SEO, ister sosyal medya, ister bütünleşik bir aylık hizmet için rapor hazırlayın, altı bölümlük yapı değişmez. Yalnızca 4. bölüm değişir. İşte eklenecekler ve çıkarılacaklar.

SEO tarafında, raporlamaya değer sayıların çoğu şurada bulunur: Google Search Console'un performans raporu, ve sütunlarının ne anlama geldiğini tam olarak bilmek gerekir — gösterimler ve konum, çoğu kişinin varsaydığından daha dar tanımlanır, özellikle ortalama konum, sahip olduğunuz bir sıralama değil, gösterimler üzerinden alınan bir ortalamadır. Düzenli raporlama için, Looker Studio bu kaynakların çoğuna doğrudan bağlanır; ancak canlı pano raporun yerine geçmez, onu tamamlar — panolar gösterir, raporlar sonuca varır.

Üç alanın da arkasındaki soru aynıdır: bu metrik gelecek ay ne yapacağımızı değiştiriyor mu? Değiştirmiyorsa yeri eklerdir veya hiçbir yerdir.

Ne sıklıkta gönderilmeli, neler otomatikleştirilmeli?

Müşteri için aylık, sizin için haftalık. Bunlar farklı görevleri olan farklı belgelerdir; birleştirildiklerinde müşteri için fazla uzun, sizin için fazla yavaş bir şey ortaya çıkar. Müşteri raporu ayda bir gönderilen bir karar belgesidir. Kendi haftalık kontrolünüz ise çalışma belgesidir; çirkin olabilir ve başka kimsenin görmesi gerekmez.

Ay sonundan itibaren beş iş günü içinde gönderin. Daha geç gönderirseniz öneriler, müşterinin artık düşünmediği bir aya ilişkin olur.

Otomatikleştirmede sınır nettir: veriler otomatikleştirilebilir, çıkarımlar otomatikleştirilemez. Sayıları çekmek, aydan aya değişimleri hesaplamak ve çalışma kitabını biçimlendirmek mekaniktir ve hiçbir zaman ikinci kez elle yapılmamalıdır. Bu ay hangi üç metriğin önemli olduğuna ve gelecek ay için ne anlama geldiğine karar vermek, müşterinin bir insana para ödediği kısımdır.

Sınırı bir örnekle görmek daha kolaydır. "Başvuru başına maliyet %19.3 düştü" aritmetiktir — bunu bir formül üretmeli, hiçbir insan bu sayıyı elle yazmamalıdır. "Başvuru başına maliyet düştü; çünkü reklam hesabı, fiyat araştıran kişileri çeken geniş eşlemeli bir terime teklif vermeyi bıraktı" ise bir çıkarımdır ve neyi, neden değiştirdiğinizi bilmeyi gerektirir. İlk cümleyi otomatikleştirin. İkincisini asla otomatikleştirmeyin; bunu vadeden araçlara da şüpheyle yaklaşın.

Pratikte bu, hesap tablosunun bir kez etkin formüllerle kurulması demektir; böylece gelecek ay yeniden kurmak yerine verileri yenilersiniz — belge de hesap tablosundan üretilmelidir ki metindeki sayılar çalışma kitabındaki sayılardan sapmasın. Bu rehberin sonundaki dosyalar bu şekilde hazırlanmıştır ve onları üreten iki adımlı yöntem aşağıda eksiksiz olarak verilmiştir böylece bizim örneğimizi yeniden yazmak yerine kendi müşterileriniz için uygulayabilirsiniz.

İyi işleri yetersiz gösteren altı hata

1. Çıkarım içermeyen sayılar

Kötü: "Oturumlar: 2,180 (+14.4%)."
İyi: "Oturumlar: 2,180, %14.4 artış. Trafik, başvurulardan daha yavaş büyüdü; bu da yalnızca daha fazla ziyaretçiden ziyade daha kaliteli trafiğe işaret ediyor."

2. Kötü geçen ayı gizlemek

Kötü: %20'lik düşüşü dördüncü sayfada "kanal dinamikleri" başlığının altına gömmek.
İyi: düşüşü nedeni ve alınacak önlemle birlikte 1. bölüme koymak. Müşteriler kötü ayları affeder. Geç öğrenmeyi affetmezler — kendilerinin fark ettiği bir düşüş, sizin zaten haber vereceğinize olan güvenlerini kaybetmenize neden olur.

3. Her ay metrik değiştirmek

Kötü: Haziran'da etkileşim oranını, Temmuz'da erişimi, Ağustos'ta gösterimleri raporlamak.
İyi: eğilimlerin görülebilmesi için her ay aynı temel metrikleri kullanmak. Metrikleri değiştirmek, gerçekte öyle olsun ya da olmasın, en iyi görünen sayıyı seçiyormuşsunuz izlenimi verir.

4. Somut bir sonraki adımın olmaması

Kötü: "Optimizasyona devam edin ve performansı izleyin."
İyi: "Invisalign sorgusu için bir fiyatlandırma sayfası oluşturun ve bu ayın başlangıç değerlerine göre ayrı izleyin." Müşterinin itiraz edemeyeceği bir öneri, öneri değildir — hiçbir şey söylemeyerek incelemeden geçen bir cümledir. Ayrıca gelecek ay neye göre değerlendirileceğinizi belirsiz bırakır; bu güvenli hissettirse de yönsüzlük izlenimi verir.

5. Teslim edilen işler yerine çalışma saatleri

Kötü: "14 saat SEO, 6 saat içerik."
İyi: "Hizmetler sayfasını yeniden oluşturduk ve en çok trafik alan üç kaydı yeniden yazdık." Saatleri raporlamak, müşterileri sonuçlarınız yerine zamanınıza fiyat biçmeye davet eder.

6. Sözleşmeden uzun bir rapor

Kötü: $2,000 tutarındaki aylık hizmet için 24 slayt.
İyi: iki sayfa. Uzunluk size emek, okuyucuya dolgu gibi görünür. İş gerçekten geniş kapsamlıysa bile özet kısa tutulmalı, ayrıntılar eke konmalıdır. Hacim, hükmün en yaygın ikamesidir: yanlış olabilecek o tek cümleyi yazmaktansa otuz slayt göndermek daha kolaydır.

Aylık müşteri raporu şablonu

İki dosya — bir Word belgesi ve bir Excel çalışma kitabı. E-posta gerekmez, kayıt yok, filigran yok. Birlikte, bu hafta müşteriye sunabileceğiniz bir pazarlama raporu şablonu oluştururlar; üstelik bulacağınız çoğu müşteri raporu şablonunun aksine Word dosyası, yukarıdaki örnekle önceden doldurulmuş olarak gelir.

• monthly-client-report.docx — Word biçiminde bir müşteri raporu şablonu; boş başlıkların altına ne geleceğini tahmin etmek yerine biçimin nasıl işlediğini görebilmeniz için yukarıdaki örnekle doldurulmuş altı bölümlük rapor. İçeriği değiştirin; yapıyı koruyun.
• monthly-client-report.xlsx — aynı raporun üç sayfalı Excel çalışma kitabı hâli. Veri girişi kanal bazında aylık sayılarınız için. Özet, burada türetilen her metrik etkin bir formüldür: hedef hücresini değiştirin, hedefe ulaşma oranı da değişsin. SEO örneği, 4. bölümü besleyen sorgu tablosunu gösterir. Ekran görüntüsü değil, düzenlenebilir iki yerel grafik.

Her ikisi de sentetik örnek veri kullanır ve bu şekilde etiketlenmiştir; dolayısıyla yeniden kullanmadan önce hiçbir şeyi temizlemeniz gerekmez. Çalışma kitabındaki varsayımlar bloğu raporlama dönemini, para birimini, metrik tanımlarını ve düzenlenebilir hedefi içerir — hedefi oradan değiştirin, tüm karşılaştırmalar güncellensin.

Nasıl kullanılır?

1. Çalışma kitabını açın, veri girişi sayfasını kendi ayınıza ait verilerle değiştirin ve varsayımlar bloğunda hedefinizi belirleyin
2. Özet sayfasını okuyun ve tek bir hükmü destekleyen üç ila beş metriği seçin
3. Belgeyi açın, önce 5. bölümü, sonra 1. bölümü yazın, ardından kalanını doldurun

Bu raporu kendi müşterileriniz için oluşturun

Her iki dosya da elle hazırlanmak yerine üretildi ve yöntem burada verilebilecek kadar kısa. Yeniden üretebildiğiniz bir şablon, düzenlemek zorunda olduğunuz bir şablondan daha değerlidir; çünkü gelecek ay kendi yapınızda kendi sayılarınızı istersiniz — bizimkinin yalnızca sayıları değiştirilmiş hâlini değil. İşte tamamı.

Adım 1 — çalışma kitabı. Bunu şu ajana verin: ExcelWriter:

Üç sayfalı bir aylık müşteri raporu çalışma kitabı oluştur:

1) Veri girişi: bu ay ve geçen ay için kanal bazında (organik / ücretli arama /
   sosyal medya) başvurular ve harcamalar; ayrıca oturumlar, alınan
   randevular ve telefon aramaları.
2) Özet: hedefe ulaşma oranını, başvuru başına maliyeti ve bunun
   aydan aya değişimini, başvuru artışını, oturum artışını ve
   randevuya dönüşüm oranını hesapla. Türetilen her değer etkin bir
   formül olmalı. Hedefi düzenlenebilir bir hücreye koy ve formüllerin
   bu hücreye başvurmasını sağla.
3) SEO örneği: sorgu / gösterimler / tıklamalar / CTR (formül olarak) /
   ortalama konum.

Bir varsayımlar bloğu ekle: raporlama dönemi, para birimi, metrik
 tanımları, düzenlenebilir hedef ve verilerin sentetik olduğunu belirten bir etiket.

Grafikler yerel ve düzenlenebilir olmalı: sıfırdan başlayan kanal bazında
başvuru çubuk grafiği ve başvuru başına maliyet karşılaştırması. Başvurular ve harcamalar
farklı birimlerdir — aynı birincil eksene koyma, bunları
iki grafiğe ayır. Veri serilerini yalnızca değer sütunlarına bağla; kategori
etiketi sütunu bir seri değil, kategori eksenidir.

Adım 2 — belge. Ardından bunu şu ajana verin: DocWriter:

Bu çalışma kitabını Word'de altı bölümlük bir aylık müşteri raporuna dönüştür:
hüküm / hedefe göre / yapılan işler / veriler / gelecek
ay / müşteriden beklenenler. Veri bölümündeki her metrik için
yalnızca sayı değil, bir cümlelik yorum yaz. "Gelecek ay" bölümü
somut bir eylem içermeli — asla "optimizasyona devam etmek" olmamalı.

Kanal adlarını ve metrikleri müşterinize uyacak şekilde değiştirin ve yeniden çalıştırın. Tutarlı sonuç vermesinin nedeni sıralamadır: çalışma kitabı hesaplar, ardından belge çalışma kitabından yazılır; böylece metindeki sayılar hücrelerdeki sayılardan sapamaz. İki adımlı sıranın önlemek için var olduğu hata tam da budur — birinin grafiği güncelleyip üstündeki paragrafı unutması.

Her iki ajan da kendi bilgisayarınızdaki Orkas içinde çalışır — müşteri verileriniz bilgisayarınızdan hiç çıkmaz. Hiçbir şey çalıştırmayı tercih etmiyorsanız yukarıdaki iki dosya sıradan şablonlar olarak da gayet iyi çalışır; içlerinde hiçbir şey onları üreten araca bağlı değildir.

Sık sorulan sorular

Müşteri raporu nedir?

Müşteri raporu, bir hizmet sağlayıcının ücret ödeyen müşterisine düzenli olarak gönderdiği; yapılanları, bunların sonuçlarını ve sonraki adımları özetleyen bir belgedir. Pazarlamada genellikle aylıktır ve aylık hizmet sözleşmesi kapsamındaki kanalları içerir. Terim başka alanlarda farklı kullanılır — hemşirelik ve klinik çalışmalarda "danışan raporu", hastanın bildirdiği belirtileri ifade eder; finansal hizmetlerde "müşteri raporlaması" ise yatırımcılara gönderilen portföy dökümlerini tanımlar. Bu rehber pazarlamadaki anlamıyla ilgilidir: bir ajansın veya serbest çalışanın fatura kestiği işletmelere gönderdiği rapor.

SEO raporu neleri içermeli?

Hedeflediğiniz sorgular için gösterimler, tıklamalar ve tıklama oranı; tekil konumlar yerine sıralama aralıkları; sayfalar eklendiyse veya değiştirildiyse dizine eklenme durumu ve — en yararlısı — talep olduğu hâlde henüz karşılayamadığınız sorgular. SEO raporunu plana dönüştüren son maddedir. Sıralama takip aracı ekran görüntülerini ve müşterinin okuyabileceğinden uzun anahtar kelime listelerini dışarıda bırakın. Tıklama verisiyle desteklenmeyen bir konum, o sıralamanın elde tutulmaya değer olup olmadığını kimseye söylemez.

Müşteri raporlarını ne sıklıkta göndermeliyim?

Aylık olarak, ay sonundan itibaren beş iş günü içinde. Müşterilere haftalık rapor göndermek neredeyse her zaman hatadır: pazarlama sonuçları bu aralıkta fazla gürültülüdür; dolayısıyla haftalık raporlar ya gürültüden anlam üretir ya da söylenecek bir şey olmadığını kabul eder. Kendiniz için haftalık kontrol yapın — bu, başka kimsenin görmediği bir hesap tablosu olabilir — müşteriye yönelik belgeyi ise sayıların gerçekten anlam kazandığı sıklıkta hazırlayın.

Müşteri raporu ile durum raporu arasındaki fark nedir?

Müşteri durum raporu "işler ne aşamada" sorusunu yanıtlar. Müşteri raporu ise "buna değdi mi" sorusunu yanıtlar. Durum raporları görevleri izler ve belirli bir bitişi olan proje işleri için uygundur. Müşteri raporları sonuçları bir hedefe göre değerlendirir ve aylık hizmet sözleşmeleri için uygundur. Aylık hizmet veriyor ve durum raporları gönderiyorsanız getiriyi değerlendirmeye çalışan birine faaliyetleri anlatıyorsunuz demektir — bu da iş kapsamınızın sorgulanmasına giden en hızlı yoldur.

Bu şablonları ticari amaçla kullanabilir miyim?

Evet. Müşterilerinizle kullanın, kendi markanıza uyarlayın, yapısını değiştirin, bunlarla yaptığınız iş için ücret alın. Atıf zorunluluğu ve okunacak bir lisans yoktur. Örnek veriler sentetiktir ve etiketlenmiştir; dolayısıyla dosyaları yeniden kullanmadan önce kaldırmanız gereken bir şey yoktur.

Müşteri raporu ne kadar uzun olmalı?

Tipik bir aylık hizmet sözleşmesi için iki sayfa veya yaklaşık 600 ila 900 kelime. Bir hüküm belirtmek, kanıtı göstermek ve bir sonraki adımı taahhüt etmek için yeterince uzun; müşterinin tamamını okuyacağı kadar kısa. İş gerçekten çok sayıda kanalı kapsıyorsa raporu iki sayfada tutun ve ayrıntıları kimsenin açmak zorunda olmadığı bir eke taşıyın. Uzunluk, yazana emek, yazmayana dolgu gibi görünür.

Aylık rapor, ay içinde en çok angarya gibi gelen işinizse çözüm genellikle daha iyi bir şablon değildir — mekanik kısmı elinizden çıkarmaktır; böylece harcadığınız saat, müşterinin parasının gerçek karşılığını bulduğu 5. bölüme gider. Rapor sürekli olarak harcadığınız saatlere değmeyen bir müşteriyi gösteriyorsa bu bir raporlama değil, fiyatlandırma sorunudur — ne kadar ücret almanız gerektiğini hesaplayın. Orkas bunu yapmanın yollarından biridir; bir daha yeniden kurmanız gerekmeyen, iyi hazırlanmış bir hesap tablosu da bir diğeridir. İkisi de ayın ilk günü boş sayfadan başlamaktan iyidir.

Çalışma kitabı adımı için Orkas'ın ham sayıları nasıl dönüştürdüğünü görün: incelenebilir çıktılarla veri analizi.