अगर आप एजेंसी चलाते हैं, फ़्रीलांस काम करते हैं या कुछ ऐसे क्लाइंटों की मार्केटिंग संभालते हैं जिन्हें हर महीने बिल भेजते हैं, तो आप यह रिपोर्ट पहले लिख चुके हैं। आपने आँकड़े निकाले, चार्ट चिपकाए, एक ऐसा पैराग्राफ लिखा जो किसी ने नहीं माँगा था, और भेज दिया। फिर कुछ नहीं हुआ। न जवाब, न सवाल, न अनुबंध नवीनीकरण की बातचीत।
समस्या आम तौर पर टेम्पलेट नहीं होती। समस्या यह है कि रिपोर्ट उस सवाल का जवाब देती है जो क्लाइंट ने कभी पूछा ही नहीं।
क्लाइंट आपकी मासिक रिपोर्ट क्यों नहीं पढ़ते
किसी सामान्य एजेंसी रिपोर्ट को खोलें और मेट्रिक गिनें। तीस होना आम बात है। इम्प्रेशन, पहुँच, सत्र, बाउंस दर, औसत स्थान, फ़ॉलोअर वृद्धि, जुड़ाव दर, क्लिक-थ्रू दर, प्रति क्लिक लागत — हर एक सही, हर एक अपनी अलग स्लाइड पर, लेकिन मिलकर कोई बात नहीं कहते।
अब निष्कर्ष गिनें। आम तौर पर शून्य।
व्यवहार में यह कुछ ऐसा दिखता है — उस तरह की रिपोर्ट का अंश जिसे सरसरी नज़र से देखकर रख दिया जाता है:
चैनल प्रदर्शन — जुलाई
इम्प्रेशन: 148,220 (+8.2%) · पहुँच: 41,905 (+3.1%) · सत्र: 2,180 (+14.4%) · बाउंस दर: 51.3% (−2.0%) · औसत सत्र अवधि: 1 मिनट 42 सेकंड (+6 सेकंड) · पृष्ठ/सत्र: 2.4 · नए उपयोगकर्ता: 1,612 (+11.8%) · फ़ॉलोअर: 4,431 (+96) · जुड़ाव दर: 3.9% (−0.2%) · औसत स्थान: 14.2 (−0.8) · CTR: 2.1% (+0.1%) · CPC: $3.01 (−$0.14)कुल मिलाकर, सभी चैनलों पर प्रदर्शन की दिशा सकारात्मक बनी हुई है। अगस्त में भी हम प्रदर्शन को बेहतर बनाने और उसकी निगरानी का काम जारी रखेंगे।
बारह सही आँकड़े और दो वाक्य जो किसी बात की ठोस प्रतिबद्धता नहीं देते। इसमें कुछ झूठ नहीं है। लेकिन कुछ उपयोगी भी नहीं है, क्योंकि यह कभी नहीं बताता कि कौन-से आँकड़े मायने रखते थे, उनसे क्या बदला, या किसी को अलग क्या करना चाहिए। इसे पढ़कर क्लाइंट बस इतना जानता है कि उसकी मार्केटिंग हुई।
यही अंतर पूरी समस्या है। मेट्रिक से भरी और आकलन से खाली रिपोर्ट इस बात के प्रमाण जैसी लगती है कि आप व्यस्त थे। आपके क्लाइंट ने आपको व्यस्त रहने के लिए नहीं रखा था। उसने आपको इसलिए रखा क्योंकि उसके सामने व्यावसायिक समस्या है और समय कम है, और जब वह आपकी रिपोर्ट खोलता है तो इसी क्रम में तीन सवाल पूछता है:
- मेरा पैसा कहाँ गया?
- क्या कुछ बेहतर हुआ?
- अगले महीने क्या होगा?
बाकी सब सहायक सामग्री है। अगर आपकी रिपोर्ट पहले तीस सेकंड में इन तीन सवालों का जवाब नहीं देती, तो बाकी नहीं पढ़ा जाएगा — और जवाब न पाने वाला पाठक सोचने लगता है कि वह किस चीज़ के पैसे दे रहा है। क्लाइंट रिपोर्टें पहले अनदेखी होती हैं, फिर उन पर सवाल उठते हैं, और सवाल उठने पर ही मासिक सेवा अनुबंध टूटते हैं। मासिक रिपोर्ट वह जगह है जहाँ जवाबदेही वास्तव में दिखाई देती है — और जवाबदेही है उन केवल तीन चीज़ों में से एक जिन्हें क्लाइंट खरीदता है जब वह किसी को काम पर रखता है।
इस मार्गदर्शिका के बाकी हिस्से में एक ऐसा ढाँचा है जो पहले इन तीन सवालों के जवाब देता है, एक भरा हुआ उदाहरण है जिसे आप कॉपी कर सकते हैं, इसे वास्तव में किस क्रम में लिखना चाहिए वह है, और वे गलतियाँ हैं जो अच्छे काम को कमज़ोर दिखाती हैं। अंत में डाउनलोड करने योग्य Word और Excel फ़ाइलें हैं। ईमेल की ज़रूरत नहीं।
मार्केटिंग रिपोर्ट में क्या शामिल करें
छह खंड। इसी क्रम में। क्रम सामग्री से अधिक मायने रखता है, क्योंकि यह जवाबों को सबसे आगे रखता है।
1. एक पंक्ति का निष्कर्ष
एक वाक्य: यह महीना अच्छा था या बुरा, और क्यों। इसे सार नहीं, एक स्पष्ट दावे की तरह लिखें। "जुलाई में पूछताछ लक्ष्य से अधिक रही और प्रति पूछताछ लागत जून से कम रही" एक निष्कर्ष है। "यह हमारी जुलाई की प्रदर्शन रिपोर्ट है" वाक्य का रूप लिया हुआ शीर्षक है।
2. लक्ष्य के मुकाबले प्रदर्शन
आपने क्या वादा किया, क्या दिया। यही एकमात्र खंड है जहाँ संख्या अनिवार्य है। अगर आपने काम शुरू करते समय लक्ष्य तय नहीं किया था, तो अब तय करें और यह बताएँ — बिना लक्ष्य की रिपोर्ट ऐसी रिपोर्ट है जिसे गलत साबित करने का कोई तरीका नहीं, और क्लाइंट इसे महसूस कर लेते हैं।
3. क्या काम किया गया
दिए गए परिणाम, घंटे नहीं। "सेवा पृष्ठ दोबारा बनाया और सबसे अधिक ट्रैफ़िक वाली तीन लिस्टिंग दोबारा लिखीं" एक दिया गया परिणाम है। "SEO का 14 घंटे का काम" बिल की एक पंक्ति है। क्लाइंटों ने परिणाम खरीदे हैं; काम में लगा समय दिखाकर आप उन्हें अपने समय की कीमत लगाने का न्योता देते हैं।
4. डेटा
तीन से पाँच मेट्रिक। तीस नहीं। हर मेट्रिक के नीचे उसकी व्याख्या का एक वाक्य हो, और उस वाक्य में ऐसी बात हो जो स्प्रेडशीट नहीं कह सकती। अगर आप किसी मेट्रिक की व्याख्या नहीं लिख सकते, तो उस मेट्रिक की रिपोर्ट में जगह नहीं है।
5. अगला महीना
ठोस लक्ष्य के साथ ठोस कार्रवाइयाँ। "बेहतर बनाना जारी रखें" कोई कार्रवाई नहीं है। "Invisalign क्वेरी के लिए कीमत का पृष्ठ बनाएँ, जिसके स्थान 11.8 पर 1,510 इम्प्रेशन हैं" एक कार्रवाई है, और आपका क्लाइंट उससे सहमत हो सकता है या आपत्ति कर सकता है — यही उद्देश्य है।
6. आपको क्लाइंट से क्या चाहिए
जो भी काम रोक रहा है, और उसे आगे बढ़ाने के लिए आपको क्या चाहिए। अधिकतर फ़्रीलांसर आत्मनिर्भर दिखने के लिए इसे छोड़ देते हैं। यह वह खंड है जिससे जवाब मिलने की संभावना सबसे अधिक रहती है, और यह रुके हुए काम की ज़िम्मेदारी सही जगह रखता है।
क्या छोड़ दें
क्या हटाना है यह तय करना, क्या शामिल करना है यह तय करने से कठिन है, और अधिकांश रिपोर्टें यहीं चूकती हैं। तीन श्रेणियाँ लगभग कभी अपनी जगह नहीं बनातीं।
वे मेट्रिक जो आपके बिना भी बदलते हैं। फ़ॉलोअर की संख्या, ब्रांड शब्द पर इम्प्रेशन, सीधे आने वाला ट्रैफ़िक। अगर आपके कुछ न करने पर भी संख्या लगभग ऐसी ही होती, तो उसे परिणाम बताना ऐसा दावा है जिसे आप साबित नहीं कर सकते।
प्लेटफ़ॉर्म के स्क्रीनशॉट। चिपकाया गया GA4 डैशबोर्ड या रैंक-ट्रैकर का निर्यात कच्ची सामग्री है, विश्लेषण नहीं। अगर किसी चीज़ को दिखाने का सबसे स्पष्ट तरीका सचमुच स्क्रीनशॉट है, तो उसे काटकर केवल वही चीज़ रखें जिसकी ओर आप संकेत कर रहे हैं।
ऐसी कोई भी चीज़ जिसकी आप व्याख्या नहीं कर सकते। यह वह कसौटी है जो बाकी सब पकड़ लेती है। पहले मेट्रिक के नीचे का वाक्य लिखें; अगर वह वाक्य बस "यह बढ़ा" निकलता है, तो मेट्रिक आपको कुछ नहीं बता रहा और क्लाइंट को भी कुछ नहीं बताएगा।
जाँच-सूची
- क्या खंड 1 विषय के बजाय निष्कर्ष बताता है?
- क्या खंड 2 में वादा की गई संख्या और हासिल की गई संख्या है?
- क्या खंड 3 की मदें वे चीज़ें हैं जो क्लाइंट को मिलीं, न कि आपका लगाया हुआ समय?
- क्या खंड 4 के हर मेट्रिक के नीचे एक वाक्य है?
- क्या क्लाइंट खंड 5 की किसी बात से असहमत हो सकता है?
- क्या खंड 6 भरा हुआ है, या सचमुच बताने को कुछ नहीं है?
क्लाइंट रिपोर्ट का प्रारूप: एक भरा हुआ उदाहरण
क्लाइंट रिपोर्ट का उदाहरण, क्लाइंट रिपोर्ट के टेम्पलेट से अधिक उपयोगी होता है, क्योंकि मुश्किल कभी शीर्षक नहीं होते — मुश्किल यह जानना है कि उनके नीचे क्या होना चाहिए। खाली टेम्पलेट आसानी से मिल जाते हैं और इस्तेमाल करना कठिन होता है। यहाँ एक काल्पनिक क्लाइंट के लिए भरा हुआ प्रारूप है — Northside Dental, एक क्लिनिक जो स्थानीय SEO, Google Ads और सोशल मीडिया चला रहा है। आँकड़े काल्पनिक हैं, लेकिन आपस में सुसंगत हैं, यानी आप हर आँकड़े को उसके मूल आँकड़े तक जोड़कर देख सकते हैं।
1. निष्कर्ष
"जुलाई में 40 के लक्ष्य के मुकाबले 47 पूछताछ मिलीं, और प्रति पूछताछ लागत $54.86 से घटकर $44.26 हो गई। वृद्धि ऑर्गेनिक खोज और Google Ads से आई। अगले महीने का सबसे स्पष्ट अवसर Invisalign की कीमत जानने की माँग को बुक किए गए अपॉइंटमेंट में बदलना है।"
इसे इस तरह लिखने का कारण: एक संख्या, एक दिशा और एक अगला कदम, एक वाक्य में। जो क्लाइंट और कुछ नहीं पढ़ता, उसे भी अपनी स्थिति पता चल जाती है।
2. लक्ष्य के मुकाबले
40 योग्य पूछताछ का वादा किया। 47 हासिल हुईं। यह लक्ष्य का 117.5% है, यानी सात पूछताछ अधिक।
इसे इस तरह लिखने का कारण: वादा और हासिल किया गया परिणाम साथ-साथ हैं। कोई विशेषण नहीं।
3. क्या काम किया गया
- इलाज लेने की प्रबल मंशा वाली दंत सेवाओं के स्थानीय SEO पृष्ठों और व्यवसाय लिस्टिंग का रखरखाव किया
- नए ग्राहक लाने वाला Google Ads अभियान चलाया और समायोजित किया, जिसका आकलन इम्प्रेशन के बजाय योग्य पूछताछ से किया गया
- ब्रांड और सेवाओं से जुड़े सवालों तक पहुँचने के लिए सोशल सामग्री प्रकाशित और वितरित की
- चैनल, सत्र, अपॉइंटमेंट और खोज का डेटा इस रिपोर्ट में एकत्र किया
इसे इस तरह लिखने का कारण: चार दिए गए परिणाम, कोई घंटे नहीं। हर एक बताता है कि क्लाइंट को क्या मिला।
4. डेटा
- पूछताछ: 47, जून की 37 से 27.0% अधिक। ऑर्गेनिक 19, Google Ads 22, सोशल 6।
- प्रति पूछताछ लागत: $44.26, $54.86 से 19.3% कम। संख्या बढ़ी और दक्षता भी साथ में सुधरी, जो हमेशा नहीं होता।
- सत्र: 2,180, 1,905 से 14.4% अधिक। पूछताछ के मुकाबले ट्रैफ़िक धीमी गति से बढ़ा, जो केवल अधिक आगंतुकों के बजाय बेहतर ट्रैफ़िक गुणवत्ता या पृष्ठ पर बेहतर रूपांतरण का संकेत देता है।
- अपॉइंटमेंट रूपांतरण: 66.0% — 47 पूछताछ से 31 अपॉइंटमेंट। अगले महीने बुक हुई और बुक न हुई पूछताछ अलग देखना उपयोगी होगा, ताकि पता चले कि आगे संपर्क करने की प्रक्रिया में कहाँ चूक हो रही है।
- SEO का अवसर: "invisalign की लागत" पर 1,510 इम्प्रेशन और 22 क्लिक मिले — औसत स्थान 11.8 पर 1.5% क्लिक-थ्रू दर। माँग मौजूद है; रैंकिंग और क्लिक-थ्रू उसके अनुरूप नहीं हैं।
इसे इस तरह लिखने का कारण: पाँच मेट्रिक, पाँच व्याख्याएँ। आखिरी तो प्रदर्शन मेट्रिक है ही नहीं — वह खंड 5 के लिए प्रमाण है। यह जानबूझकर है: डेटा वाला खंड अगले खंड को उसका तर्क सौंपे।
5. अगला महीना
- "invisalign की लागत" के लिए ऐसा पृष्ठ बनाएँ या दोबारा लिखें जो कीमत की सीमा, कीमत तय करने वाले कारक, इलाज के चरण और बुकिंग की शर्तें बताए
- शीर्षक और पेज के ऊपरी हिस्से को कीमत जानने की मंशा के अनुरूप बनाएँ, और स्थानीय सेवा का विवरण, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न तथा बुकिंग शुरू करने का स्पष्ट विकल्प जोड़ें
- उस क्वेरी के लिए इम्प्रेशन, औसत स्थान, क्लिक-थ्रू दर, पेज से आई पूछताछ और अपॉइंटमेंट अलग से ट्रैक करें, और इस महीने के आधार स्तर से तुलना करें
इसे इस तरह लिखने का कारण: एक लक्ष्य, पाँच नहीं। इसमें क्वेरी का नाम है, खंड 4 के प्रमाण दिए गए हैं और बताया गया है कि इसे कैसे मापा जाएगा — ताकि अगले महीने की रिपोर्ट के लिए मूल्यांकन का पैमाना पहले से तय हो।
6. क्लाइंट से क्या चाहिए
- Invisalign की प्रकाशित की जा सकने वाली मूल्य सीमा, भुगतान विकल्प और पहली परामर्श मुलाकात की नीति की पुष्टि करें
- पहले और बाद की सामग्री इस्तेमाल करने की अनुमति के साथ दो या तीन मामलों के पहचान-रहित परिणाम दें
- पुष्टि करें कि बुकिंग कॉल और फ़ॉर्म वास्तव में कैसे संभाले जाते हैं, ताकि मार्केटिंग का वादा क्लिनिक में होने वाली प्रक्रिया से मेल खाए
इसे इस तरह लिखने का कारण: हर बिंदु ऐसा निर्णय है जो केवल क्लाइंट ले सकता है। इनमें से कोई भी शिकायत नहीं है।
क्लाइंट रिपोर्ट कैसे लिखें
मासिक रिपोर्ट लिखने की अधिकांश सलाह खंडों का वर्णन करके वहीं रुक जाती है। खंड तय करना आसान हिस्सा है। उन्हें एक से छह के क्रम में पढ़ें। लिखें लगभग उलटे क्रम में। ऊपर से नीचे लिखने के कारण ही रिपोर्ट में तीन घंटे लगते हैं और फिर भी वह कुछ नहीं कह पाती — आप पूरा समय डेटा में बिताते हैं और निष्कर्ष तक पहुँचते-पहुँचते थक जाते हैं।
चरण 1: पहले डेटा जुटाएँ, फिर रुकें
एक भी शब्द लिखने से पहले हर आँकड़ा एक जगह इकट्ठा करें। चैनल के अनुसार पूछताछ और खर्च, सेशन, कन्वर्ज़न और आपके पास मौजूद सर्च डेटा। जुटाते समय व्याख्या न करें; वरना पहली दिलचस्प चीज़ ही आपकी सोच का आधार बन जाएगी।
चरण 2: सबसे पहले खंड 5 लिखें
आँकड़े देखें और एक प्रश्न का उत्तर दें: अगले महीने हमें क्या करना चाहिए? यह रिपोर्ट का सबसे कठिन हिस्सा है और क्लाइंट असल में इसी के लिए भुगतान करते हैं, इसलिए जब तक ध्यान लगाने की ऊर्जा है, इसे दें। इससे आप डेटा का वर्णन करने के बजाय उसमें छिपी बात खोजने के लिए भी मजबूर होते हैं।
चरण 3: पीछे की ओर बढ़ते हुए खंड 1 पर आएँ
सुझाव तय हो जाने पर निष्कर्ष लगभग अपने आप लिखा जाता है, क्योंकि निष्कर्ष ही बताता है कि सुझाव क्यों उचित है। ऊपर के उदाहरण में सुझाव कीमतों का पेज बनाना है, इसलिए निष्कर्ष कीमत जानने की उस माँग पर समाप्त होता है जो कन्वर्ज़न में नहीं बदली। निष्कर्ष और सुझाव में मेल होना चाहिए — इस क्रम में लिखने से यह मेल बाद में जाँचने के बजाय अपने आप बन जाता है।
चरण 4: खंड 2, 3, 4 और 6 आखिर में भरें
इन चारों में जानकारी उतारनी है, नया सोचना नहीं। खंड 2 में दो आँकड़े हैं। खंड 3 आपको पहले से पता है, क्योंकि काम आपने किया है। खंड 4 में चरण 1 का जुटाया हुआ डेटा है, जिसे निष्कर्ष का समर्थन करने वाले तीन से पाँच मेट्रिक तक सीमित किया गया है। खंड 6 में वे चीज़ें हैं जिनका आप इंतज़ार कर रहे थे।
चरण 5: काट-छाँट करें
हर ऐसा मेट्रिक हटा दें जिसकी व्याख्या नहीं है। हर वह वाक्य हटा दें जिसमें "जारी रखें", "चल रहा है" या "हमेशा की तरह" हो। फिर केवल खंड 1 पढ़ें और पूछें कि क्या वह अपने आप में पर्याप्त है। यदि हाँ, तो रिपोर्ट तैयार है।
इसमें कितना समय लगना चाहिए
क्रम इसलिए मायने रखता है क्योंकि उससे मेहनत बदलती है। ऊपर से नीचे लिखते समय अधिकांश लोग अपना ज़्यादातर समय खंड 4 में आँकड़ों को फ़ॉर्मैट करने में लगा देते हैं, फिर खंड 5 जल्दबाज़ी में लिखते हैं — यानी महत्त्व का क्रम उलट देते हैं। पीछे से शुरू करने पर सोचने का काम पहले होता है और बाकी सिर्फ़ खाने भरने का काम रह जाता है।
एक रिपोर्ट में अपना समय कहाँ लगता है, यह ट्रैक करें; आम तौर पर अंतर बहुत स्पष्ट दिखेगा। आँकड़े जुटाने और उन्हें दोबारा फ़ॉर्मैट करने में सबसे अधिक समय लगता है। व्याख्या लिखने में सबसे कम। यह अनुपात उलटा है और इसे लगभग पूरी तरह ठीक किया जा सकता है, क्योंकि बड़ा हिस्सा यांत्रिक काम है।
समाधान तेज़ी से काम करना नहीं है। समाधान है स्प्रेडशीट एक बार इस तरह बनाना कि निकाले जाने वाले आँकड़े — पिछले महीने की तुलना में बदलाव, प्रति परिणाम लागत, लक्ष्य के मुकाबले उपलब्धि — दोबारा गणना करने की चीज़ें न रहकर फ़ॉर्मूले बन जाएँ। अगले महीने सिर्फ़ डेटा अपडेट करना होगा। वास्तव में नया काम सिर्फ़ वह होगा जिसमें विवेक चाहिए, और भुगतान लेने लायक हिस्सा भी वही है।
तेज़ी को लेकर एक चेतावनी: जल्दी रिपोर्ट बनाना लक्ष्य नहीं है। बीस मिनट में तैयार होकर कुछ न कहने वाली रिपोर्ट, दो घंटे में तैयार होकर निर्णय बदलने वाली रिपोर्ट से बदतर है, क्योंकि पहली रिपोर्ट क्लाइंट को सिखाती है कि रिपोर्ट महज़ औपचारिकता है। तेज़ी तभी उपयोगी है जब बचा हुआ समय खंड 5 में लगाया जाए।
कार्य क्षेत्र के अनुसार क्या बदलता है
चाहे आप SEO, सोशल या एकीकृत मासिक सेवा अनुबंध की रिपोर्ट दें, छह खंडों की संरचना नहीं बदलती। केवल खंड 4 बदलता है। यहाँ बताया गया है कि क्या शामिल करना है और क्या हटाना है।
| कार्य क्षेत्र | शामिल करें | छोड़ दें |
|---|---|---|
| क्लाइंट के लिए SEO रिपोर्ट | इम्प्रेशन, क्लिक, एकल स्थानों के बजाय रैंकिंग श्रेणियाँ, इंडेक्सिंग और वे क्वेरी जिनकी माँग का लाभ आप अभी नहीं उठा रहे हैं | रैंक-ट्रैकर के स्क्रीनशॉट। क्लाइंट उन्हें समझ नहीं पाते और केवल स्थान से यह पता नहीं चलता कि किसी ने क्लिक किया या नहीं |
| सोशल मीडिया रिपोर्ट | पहुँच, सेव और शेयर, तथा साइट तक आने वाले क्लिक — वे कार्रवाइयाँ जो मंशा दिखाती हैं | फ़ॉलोअर की संख्या और लाइक। वे आपकी मदद के बिना भी बदलते हैं और कन्वर्ज़न नहीं लाते |
| एकीकृत मार्केटिंग रिपोर्ट | चैनल के अनुसार योगदान और प्रति अधिग्रहण लागत, जिन्हें समेटकर एक निष्कर्ष निकाला गया हो | हर चैनल का अपना डैशबोर्ड एक के बाद एक लगा देना। तीन डैशबोर्ड मिलकर रिपोर्ट नहीं बनते |
SEO के लिए, रिपोर्ट में शामिल करने लायक अधिकतर आँकड़े यहाँ मिलते हैं: Google Search Console की प्रदर्शन रिपोर्ट, और उसके कॉलम का अर्थ सटीक रूप से समझना ज़रूरी है — इम्प्रेशन और स्थान की परिभाषाएँ अधिकांश लोगों की धारणा से अधिक सीमित हैं, और खास तौर पर औसत स्थान, इम्प्रेशन का औसत है, कोई स्थिर रैंक नहीं जो आपके पास हो। नियमित रिपोर्ट देने के लिए, Looker Studio इनमें से अधिकांश स्रोतों से सीधे जुड़ सकता है, हालाँकि लाइव डैशबोर्ड रिपोर्ट का पूरक है, विकल्प नहीं — डैशबोर्ड दिखाते हैं, रिपोर्ट निष्कर्ष निकालती हैं।
तीनों कार्य क्षेत्रों के पीछे प्रश्न एक ही है: क्या यह मेट्रिक अगले महीने के हमारे काम को बदलता है? यदि नहीं, तो इसकी जगह परिशिष्ट में है या कहीं भी नहीं।
इसे कितनी बार भेजें और क्या स्वचालित करें
क्लाइंट के लिए मासिक, अपने लिए साप्ताहिक। ये अलग उद्देश्यों वाले अलग दस्तावेज़ हैं; इन्हें मिलाने पर ऐसी चीज़ बनती है जो क्लाइंट के लिए बहुत लंबी और आपके लिए बहुत धीमी होती है। क्लाइंट रिपोर्ट महीने में एक बार भेजा जाने वाला निर्णय दस्तावेज़ है। आपकी साप्ताहिक जाँच कामकाजी दस्तावेज़ है; उसका सुंदर होना ज़रूरी नहीं और किसी दूसरे को उसे देखने की आवश्यकता नहीं है।
महीना समाप्त होने के पाँच कार्यदिवसों के भीतर भेजें। इससे देर होने पर सुझाव उस महीने के बारे में होंगे जिसके बारे में क्लाइंट सोचना बंद कर चुका है।
स्वचालन के मामले में सीमा स्पष्ट है: डेटा का काम स्वचालित किया जा सकता है, निष्कर्ष नहीं। आँकड़े निकालना, पिछले महीने की तुलना में बदलाव की गणना करना और वर्कबुक फ़ॉर्मैट करना यांत्रिक काम हैं; इन्हें कभी दो बार हाथ से नहीं करना चाहिए। इस महीने कौन-से तीन मेट्रिक महत्त्वपूर्ण हैं और अगले महीने के लिए उनका क्या अर्थ है, यह तय करना वह हिस्सा है जिसके लिए क्लाइंट किसी व्यक्ति को भुगतान करता है।
एक उदाहरण से यह सीमा अधिक साफ़ दिखती है। "प्रति पूछताछ लागत 19.3% घटी" अंकगणित है — इसे फ़ॉर्मूले से निकलना चाहिए और किसी व्यक्ति को यह संख्या टाइप नहीं करनी चाहिए। "प्रति पूछताछ लागत इसलिए घटी क्योंकि विज्ञापन खाते ने उस ब्रॉड मैच शब्द पर बोली लगाना बंद कर दिया जो केवल कीमतों की तुलना करने वालों को ला रहा था" एक निष्कर्ष है, और इसके लिए जानना ज़रूरी है कि आपने क्या बदला और क्यों। पहला वाक्य स्वचालित करें। दूसरा कभी नहीं, और जो टूल ऐसा करने का दावा करे, उस पर संदेह करें।
व्यवहार में इसका अर्थ है कि स्प्रेडशीट एक बार सक्रिय फ़ॉर्मूलों के साथ बनाई जाए, ताकि अगले महीने उसे दोबारा बनाने के बजाय केवल डेटा अपडेट हो — और दस्तावेज़ स्प्रेडशीट से तैयार हो, ताकि लिखित पाठ के आँकड़े वर्कबुक के आँकड़ों से अलग न हो सकें। इस गाइड के अंत में दी गई फ़ाइलें इसी तरह बनी हैं, और उन्हें बनाने वाली दो चरणों की विधि नीचे पूरी दी गई है ताकि आप हमारा डेटा दोबारा टाइप करने के बजाय इसे अपने क्लाइंट के डेटा पर चला सकें।
छह गलतियाँ जो अच्छे काम को भी कमज़ोर दिखाती हैं
1. निष्कर्षों के बिना आँकड़े
खराब: "सेशन: 2,180 (+14.4%)।"
अच्छा: "सेशन: 2,180, यानी 14.4% की वृद्धि। ट्रैफ़िक पूछताछ की तुलना में धीमे बढ़ा, जो केवल अधिक विज़िटर आने के बजाय ट्रैफ़िक की बेहतर गुणवत्ता का संकेत देता है।"
2. खराब महीने को छिपाना
खराब: 20% की गिरावट को चौथे पेज पर "चैनल की गतिशीलता" जैसे शीर्षक के नीचे दबा देना।
अच्छा: उसे कारण और जवाबी कदम के साथ खंड 1 में रखना। क्लाइंट खराब महीने माफ़ कर देते हैं। देर से पता चलना माफ़ नहीं करते — और गिरावट का पता उन्हें खुद चले, तो उनका यह भरोसा टूटता है कि आप उन्हें बता देते।
3. हर महीने मेट्रिक बदलना
खराब: जून में एंगेजमेंट दर, जुलाई में पहुँच और अगस्त में इम्प्रेशन की रिपोर्ट देना।
अच्छा: हर महीने वही मुख्य मेट्रिक रखें, ताकि रुझान दिखें। मेट्रिक बदलते रहने से लगता है कि आप वही आँकड़ा चुन रहे हैं जो सबसे अच्छा दिखता है, चाहे असल में ऐसा हुआ हो या नहीं।
4. कोई स्पष्ट अगला कदम न होना
खराब: "ऑप्टिमाइज़ करना जारी रखें और प्रदर्शन पर नज़र रखें।"
अच्छा: "Invisalign क्वेरी के लिए कीमतों का पेज बनाएँ और इस महीने के आधार स्तर के मुकाबले उसे अलग से ट्रैक करें।" जिस सुझाव से क्लाइंट असहमत ही न हो सके, वह सुझाव नहीं है — वह कुछ न कहकर समीक्षा से बच निकलने वाला वाक्य है। इससे अगले महीने आपका मूल्यांकन करने का कोई आधार भी नहीं बचता; यह सुरक्षित लगता है, लेकिन दिशाहीनता दिखाता है।
5. पूरे किए गए काम के बजाय घंटे
खराब: "SEO के 14 घंटे, कंटेंट के 6 घंटे।"
अच्छा: "सेवा पेज दोबारा बनाया और सबसे अधिक ट्रैफ़िक वाली तीन लिस्टिंग फिर से लिखीं।" घंटों की रिपोर्ट देने से क्लाइंट आपके परिणामों के बजाय आपके समय की कीमत लगाने लगते हैं।
6. अनुबंध से लंबी रिपोर्ट
खराब: $2,000 के मासिक सेवा अनुबंध के लिए 24 स्लाइड।
अच्छा: दो पेज। लंबाई आपको मेहनत का संकेत देती है और पाठक को बेवजह विस्तार का। यदि काम वास्तव में व्यापक था, तब भी सार छोटा होना चाहिए और विवरण परिशिष्ट में होना चाहिए। अधिक सामग्री देना निष्कर्ष का सबसे आम विकल्प भी है: तीस स्लाइड भेजना उस एक वाक्य को लिखने से आसान है जो गलत साबित हो सकता है।
मासिक क्लाइंट रिपोर्ट टेम्पलेट
दो फ़ाइलें — एक Word दस्तावेज़ और एक Excel वर्कबुक। ईमेल की ज़रूरत नहीं, साइनअप नहीं, वॉटरमार्क नहीं। दोनों मिलकर ऐसा मार्केटिंग रिपोर्ट टेम्पलेट बनाती हैं जिसे आप इसी हफ़्ते क्लाइंट के सामने रख सकते हैं, और आम तौर पर मिलने वाले क्लाइंट रिपोर्ट टेम्पलेट से अलग, Word फ़ाइल में ऊपर का उदाहरण पहले से भरा है।
- monthly-client-report.docx — Word में क्लाइंट रिपोर्ट टेम्पलेट, छह खंडों वाली रिपोर्ट, जिसमें ऊपर का उदाहरण भरा है ताकि आप खाली शीर्षकों से अनुमान लगाने के बजाय फ़ॉर्मैट को काम करते देख सकें। सामग्री बदलें; संरचना रखें।
- monthly-client-report.xlsx — वही रिपोर्ट Excel वर्कबुक के रूप में, तीन शीट में। डेटा प्रविष्टि चैनल के अनुसार आपके मासिक आँकड़ों के लिए। सारांश, जहाँ हर गणना से निकला मेट्रिक एक सक्रिय फ़ॉर्मूला है: लक्ष्य वाला सेल बदलें और उपलब्धि दर अपने आप बदल जाएगी। SEO नमूना, जिसमें खंड 4 के लिए डेटा देने वाली क्वेरी तालिका है। दो मूल, संपादन योग्य चार्ट, स्क्रीनशॉट नहीं।
दोनों में कृत्रिम नमूना डेटा है और उसे स्पष्ट रूप से चिह्नित किया गया है, इसलिए दोबारा इस्तेमाल करने से पहले कुछ हटाने की ज़रूरत नहीं है। वर्कबुक के मान्यता खंड में रिपोर्टिंग अवधि, मुद्रा, मेट्रिक की परिभाषाएँ और संपादन योग्य लक्ष्य है — वहाँ लक्ष्य बदलते ही हर तुलना अपडेट हो जाती है।
इनका इस्तेमाल कैसे करें
- वर्कबुक खोलें, डेटा प्रविष्टि शीट में अपने महीने के आँकड़े भरें और मान्यता खंड में अपना लक्ष्य तय करें
- सारांश शीट पढ़ें और एक निष्कर्ष का समर्थन करने वाले तीन से पाँच मेट्रिक चुनें
- दस्तावेज़ खोलें, पहले खंड 5 लिखें, फिर खंड 1, फिर बाकी भरें
अपने क्लाइंट के लिए यह रिपोर्ट बनाएँ
दोनों फ़ाइलें हाथ से बनाने के बजाय जनरेट की गई थीं, और विधि इतनी छोटी है कि पूरी दी जा सकती है। जिस टेम्पलेट को आप फिर से जनरेट कर सकते हैं, वह उस टेम्पलेट से अधिक उपयोगी है जिसे संपादित करना पड़े, क्योंकि अगले महीने आपको अपनी संरचना में अपने आँकड़े चाहिए — हमारा टेम्पलेट सिर्फ़ आँकड़े बदलकर नहीं। इसलिए यहाँ पूरी विधि है।
चरण 1 — वर्कबुक। यह दें ExcelWriter:
तीन शीट वाली क्लाइंट की मासिक रिपोर्ट वर्कबुक बनाएँ: 1) डेटा प्रविष्टि: इस महीने और पिछले महीने के लिए चैनल (ऑर्गेनिक / पेड सर्च / सोशल) के अनुसार पूछताछ और खर्च, साथ में सेशन, बुक किए गए अपॉइंटमेंट और फ़ोन कॉल। 2) सारांश: लक्ष्य के मुकाबले उपलब्धि, प्रति पूछताछ लागत और उसमें पिछले महीने की तुलना में बदलाव, पूछताछ में वृद्धि, सेशन में वृद्धि और अपॉइंटमेंट कन्वर्ज़न दर की गणना करें। हर गणना से निकला आँकड़ा सक्रिय फ़ॉर्मूला होना चाहिए। लक्ष्य को संपादन योग्य सेल में रखें और फ़ॉर्मूलों में उसका संदर्भ दें। 3) SEO नमूना: क्वेरी / इम्प्रेशन / क्लिक / CTR (फ़ॉर्मूले के रूप में) / औसत स्थान। मान्यता खंड जोड़ें: रिपोर्टिंग अवधि, मुद्रा, मेट्रिक की परिभाषाएँ, संपादन योग्य लक्ष्य और डेटा को कृत्रिम बताने वाला लेबल। चार्ट मूल और संपादन योग्य होने चाहिए: शून्य से शुरू होने वाला चैनल-वार पूछताछ का बार चार्ट और प्रति पूछताछ लागत की तुलना। पूछताछ और खर्च की इकाइयाँ अलग हैं — इन्हें एक ही प्राथमिक अक्ष पर न रखें, इन्हें दो चार्ट में बाँटें। डेटा सीरीज़ केवल मान वाले कॉलम से जोड़ें; श्रेणी लेबल वाला कॉलम श्रेणी अक्ष है, सीरीज़ नहीं।
चरण 2 — दस्तावेज़। फिर यह दें DocWriter:
उस वर्कबुक के आधार पर Word में छह खंडों वाली क्लाइंट की मासिक रिपोर्ट लिखें: निष्कर्ष / लक्ष्य के मुकाबले / क्या किया गया / डेटा / अगला महीना / क्लाइंट से क्या चाहिए। डेटा खंड के हर मेट्रिक के साथ व्याख्या का एक वाक्य हो, केवल संख्या नहीं। "अगला महीना" में ठोस कार्रवाई होनी चाहिए — कभी "ऑप्टिमाइज़ करना जारी रखें" नहीं।
चैनल के नाम और मेट्रिक अपने क्लाइंट के अनुसार बदलें और इसे फिर चलाएँ। परिणाम में संगति रहने का कारण क्रम है: पहले वर्कबुक गणना करती है, फिर उसी से दस्तावेज़ लिखा जाता है, इसलिए लिखित पाठ के आँकड़े सेल के आँकड़ों से अलग नहीं हो सकते। दो चरणों का यह क्रम इसी चूक को रोकने के लिए है — कोई चार्ट अपडेट कर दे और उसके ऊपर का पैराग्राफ़ भूल जाए।
दोनों एजेंट आपकी अपनी मशीन पर Orkas के भीतर चलते हैं — आपके क्लाइंट का डेटा कभी उससे बाहर नहीं जाता। यदि आप कुछ चलाना नहीं चाहते, तो ऊपर की दोनों फ़ाइलें सामान्य टेम्पलेट के रूप में पूरी तरह काम करती हैं; उनमें कुछ भी उस टूल पर निर्भर नहीं है जिसने उन्हें बनाया।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्लाइंट रिपोर्ट क्या है?
क्लाइंट रिपोर्ट एक नियमित दस्तावेज़ है जो सेवा प्रदाता भुगतान करने वाले क्लाइंट को भेजता है; इसमें बताया जाता है कि क्या किया गया, उससे क्या परिणाम मिला और आगे क्या होगा। मार्केटिंग में यह आम तौर पर मासिक होती है और मासिक सेवा अनुबंध के तहत आने वाले चैनलों को शामिल करती है। दूसरे क्षेत्रों में इस शब्द का अर्थ अलग है — नर्सिंग और क्लिनिकल काम में "क्लाइंट रिपोर्ट" का अर्थ मरीज़ द्वारा बताए गए लक्षण हैं, और वित्तीय सेवाओं में "क्लाइंट रिपोर्टिंग" निवेशकों को भेजे जाने वाले पोर्टफ़ोलियो विवरणों को कहा जाता है। यह गाइड मार्केटिंग वाले अर्थ के बारे में है: वह रिपोर्ट जो एजेंसी या फ़्रीलांसर उन व्यवसायों को भेजते हैं जिनसे वे शुल्क लेते हैं।
SEO रिपोर्ट में क्या शामिल होना चाहिए?
जिन क्वेरी को आप लक्षित कर रहे हैं उनके इम्प्रेशन, क्लिक और क्लिक-थ्रू दर; अलग-अलग स्थानों के बजाय रैंकिंग श्रेणियाँ; यदि पेज जोड़े या बदले गए हों तो इंडेक्सिंग की स्थिति; और — सबसे उपयोगी रूप से — वे क्वेरी जिनकी माँग है लेकिन आप अभी उसका लाभ नहीं उठा रहे हैं। यही आखिरी बिंदु SEO रिपोर्ट को योजना में बदलता है। रैंक-ट्रैकर के स्क्रीनशॉट और क्लाइंट जितनी पढ़े उससे लंबी कीवर्ड सूची छोड़ दें। क्लिक डेटा के बिना कोई स्थान यह नहीं बताता कि वह रैंकिंग पाने लायक है या नहीं।
मुझे क्लाइंट रिपोर्ट कितनी बार भेजनी चाहिए?
मासिक, महीना समाप्त होने के पाँच कार्यदिवसों के भीतर। क्लाइंट को साप्ताहिक रिपोर्ट देना लगभग हमेशा गलती है: इतने छोटे अंतराल में मार्केटिंग परिणामों में बहुत उतार-चढ़ाव होता है, इसलिए साप्ताहिक रिपोर्ट या तो उस उतार-चढ़ाव से जबरन अर्थ निकालती हैं या मानती हैं कि कहने को कुछ नहीं है। अपने लिए साप्ताहिक जाँच रखें — वह ऐसी स्प्रेडशीट हो सकती है जिसे कोई और न देखे — और क्लाइंट को भेजा जाने वाला दस्तावेज़ उस अंतराल पर दें जब आँकड़े वास्तव में कुछ मायने रखते हों।
क्लाइंट रिपोर्ट और स्थिति रिपोर्ट में क्या अंतर है?
क्लाइंट की स्थिति रिपोर्ट बताती है, "काम कहाँ तक पहुँचा है।" क्लाइंट रिपोर्ट बताती है, "क्या यह खर्च सार्थक था।" स्थिति रिपोर्ट कार्यों को ट्रैक करती हैं और निश्चित समाप्ति वाले प्रोजेक्ट के लिए उपयुक्त हैं। क्लाइंट रिपोर्ट लक्ष्य के मुकाबले परिणामों का मूल्यांकन करती हैं और मासिक सेवा अनुबंधों के लिए उपयुक्त हैं। यदि आप मासिक अनुबंध पर काम करते हुए स्थिति रिपोर्ट भेज रहे हैं, तो आप ऐसे व्यक्ति को गतिविधियाँ बता रहे हैं जो प्रतिफल का मूल्यांकन करना चाहता है — और अपने काम के दायरे पर सवाल उठवाने का यह सबसे तेज़ तरीका है।
क्या मैं इन टेम्पलेट का व्यावसायिक उपयोग कर सकता हूँ?
हाँ। इन्हें अपने क्लाइंट के साथ इस्तेमाल करें, अपनी ब्रांडिंग लगाएँ, संरचना बदलें और इनमें किए गए काम के लिए शुल्क लें। श्रेय देने की कोई शर्त नहीं और पढ़ने के लिए कोई लाइसेंस नहीं है। नमूना डेटा कृत्रिम है और चिह्नित है, इसलिए फ़ाइलें दोबारा इस्तेमाल करने से पहले कुछ हटाना नहीं है।
क्लाइंट रिपोर्ट कितनी लंबी होनी चाहिए?
सामान्य मासिक सेवा अनुबंध के लिए दो पेज, या लगभग 600 से 900 शब्द। इतनी लंबी कि निष्कर्ष दिया जा सके, प्रमाण दिखाए जा सकें और अगले कदम की प्रतिबद्धता जताई जा सके; इतनी छोटी कि क्लाइंट पूरी पढ़ ले। यदि काम वास्तव में कई चैनलों में फैला था, तो रिपोर्ट दो पेज की रखें और विवरण ऐसे परिशिष्ट में डालें जिसे खोलना किसी के लिए अनिवार्य न हो। लिखने वाले को लंबाई मेहनत लगती है और बाकी को बेवजह विस्तार।
यदि मासिक रिपोर्ट आपके महीने का सबसे खटकने वाला काम है, तो समाधान आम तौर पर बेहतर टेम्पलेट नहीं है — यांत्रिक हिस्से को अपने हाथों से हटाना है, ताकि आपका लगाया हुआ घंटा खंड 5 में जाए, जहाँ क्लाइंट के पैसे का असली मूल्य है। यदि रिपोर्ट बार-बार दिखाती है कि किसी क्लाइंट से मिलने वाला भुगतान लगाए गए घंटों के लायक नहीं है, तो वह रिपोर्टिंग के बजाय मूल्य निर्धारण की समस्या है — पता लगाएँ कि आपको कितना शुल्क लेना चाहिए. Orkas ऐसा करने का एक तरीका है; अच्छी तरह बनी स्प्रेडशीट जिसे कभी दोबारा न बनाना पड़े, दूसरा तरीका है। दोनों ही महीने की पहली तारीख को खाली पेज से शुरू करने से बेहतर हैं।