バーチャルアシスタント向けSOPは、人間のリモートアシスタントが繰り返す業務を進めるための手順書です。成果物、資料、手順、判断権限、確認方法を定めます。以下の無料テンプレートと、商品説明12件の下書きを引き継ぐ記入例を使えます。
「商品説明を手伝って」だけでは、文体、事実の出典、公開権限が不明です。対象商品、資料の場所、返すファイル、確認担当者まで伝えましょう。AIで下書きを作る場合も、店主とアシスタントの合意した進め方が必要です。
SOPテンプレートをコピーする
まず、自分が理解している業務を一つ選びます。角括弧を埋め、最新資料を添付し、一件のサンプルを確認してから残りを依頼することを合意します。文書、タスク管理ツール、Orkasの共有プロジェクトで利用できます。
編集用SOPをダウンロード（.txt） · 英語の記入例をダウンロード（.txt）
リモートアシスタント向けSOP：[繰り返す業務を一つ]
版：[番号] | 更新日：[日付] | 管理者：[氏名]
成果物と担当者
納品：[具体的なファイルや変更、数量、形式]
実施：[人間のアシスタント] | 確認：[事業責任者]
開始条件：[依頼または出来事]
期限：[日付、時刻、タイムゾーン] | 確認時点：[最初のサンプル／一式]
資料とアクセス
読むもの：[最新の元ファイル、リンク、版]
守るもの：[ブランドルールと承認済みの例]
使うもの：[ツールと各自の権限。パスワードは記載しない]
作業手順
1. 資料が揃っているか確認し、不足情報を列挙する。
2. サンプルを一つ作り、合意した時点で確認者に渡す。
3. 指摘を残りに反映し、元のIDを残す。
4. 下記の受入基準で成果物を一件ずつ確認する。
5. 成果物と例外一覧を[共有場所]に保存する。
6. ファイル名、版、未決事項を確認者に伝える。
判断権限
独自に行えること：[下書き、整理、書式修正など]
責任者への事前確認が必要なこと：[公開、送信、支出、価格変更]
事実が不足・矛盾する場合：[対象の明記と相談先]
影響のない作業を続けられる条件：[明確なルール]
受入基準
[ ] すべての入力IDに成果物または例外がある。
[ ] 事実が指定資料と一致し、不足を明記している。
[ ] 形式、ファイル名、ブランドルール、版が正しい。
[ ] 確認者が共有場所からファイルを開ける。
[ ] 未決事項と次の担当者を列挙している。
引き継ぎと更新
納品場所：[フォルダ／ライブラリ／タスク添付]
引き継ぎメモ：[版、ファイル、件数、例外、必要な判断]
責任者の確認：[受入／具体的な修正依頼／例外解決]
完了の定義：[確認結果と必要な後続作業]
SOPの更新条件：[手順変更または繰り返す修正]繰り返す手順はSOPに残し、今回の商品ID、期限、資料の版は依頼に記載します。繰り返す指摘によって次回の進め方が変わるなら、手順書を更新します。
記入例：店主向けの商品説明12件の下書き
説明用の架空例です。Mayaの店、リモートアシスタントLeo、12商品は実在しません。元データ、SOP、下書き、確認メモは本記事のために用意しました。顧客事例、AIの性能評価、Orkasの2アカウント実機テストではなく、商品も公開していません。
Mayaはポーチの商品説明を確認できる形で受け取りたいと考えています。Leoは起草と表現修正ができ、事実と公開はMayaが判断します。店舗へのログインは不要です。例の期限は2026年11月6日16:00（Asia/Shanghai）。残り11件に進む前に、一件を確認します。
| 引き継ぐ項目 | 記入した指示 |
|---|---|
| 入力 | products-source.json、版1.0の重複しない12 SKU。提供された素材、色、寸法、開閉方式、入数、手入れ情報のみを使います。 |
| 出力 | SKUごとに、70文字以内のタイトル、英語20〜45語の説明、事実に基づく箇条書き3点、問題点を一件の記録にします。 |
| 文体 | 平易な英語。認証、環境配慮、割引、配送の約束を創作しません。 |
| 確認時点 | PCH-001の形式と文体を確認してから残りを作ります。 |
| 例外 | PCH-012には手入れ情報がありません。助言を省略し、不足を明記して他の下書きを続けます。 |
| 受入 | 全SKUが一度ずつ登場し、事実が資料と一致すること。共有場所から開け、未決事項の担当者が明確なこと。 |
一件の入力と完成した英語の下書き
PCH-001の資料：コットン製巾着ポーチ、Sand、12 × 16 cm、1個入り。冷水で手洗いし自然乾燥。認証や環境面の効果の根拠は提供されていません。
Sand Cotton Drawstring Pouch, 12 × 16 cm
This sand cotton pouch measures 12 × 16 cm and closes with a drawstring. Each pack contains one pouch. Check the dimensions before choosing your size. Hand wash cold and air dry.
- Cotton body in sand.
- Dimensions: 12 × 16 cm.
- Drawstring closure; one pouch per pack.
架空の確認例では、Mayaが出典のない「eco-friendly」を削除します。最終タイトルには提供された属性だけを使いました。PCH-012はneeds_owner_inputのまま、手入れ方法を創作していません。11件は責任者の確認待ち、一件は質問が未解決で、承認済みのものはありません。
英語の例を一式ダウンロード：記入済みSOP、12商品の元データ（.json）、12件の下書き（.json）、確認・引き継ぎメモ（.txt）。JSONはテキストエディタで開ける通常のテキストファイルです。例の利用にOrkasは必要ありません。
成果物を確認しやすくする
推敲の前に漏れを確認。納品SKUと元データを照合します。文章が上手でも商品抜けや重複は補えません。各下書きに元IDを残せば、責任者が記述を資料まで追えます。
例外と必要な判断を明記。「PCH-012の手入れ方法をMayaに確認」は、単なる「要確認」より次の行動が明確です。他の作業を続ける条件も合意します。本例では残りを起草できますが、一式の最終承認は保留です。
版を特定。ファイル名、件数、未決事項、求める判断を返します。修正依頼には新版を保存し、変更点を説明します。SOPをファイルと同じ場所に置き、次回は合意済みのルールから始めます。
OrkasでアシスタントとSOPを使う
Orkasは、各自のAIエージェントで協働する人向けに共有プロジェクトを備えたデスクトップAIワークスペースです。以下は現在のプロジェクト利用ガイドと共有プロジェクトガイドに沿った手順です。ダウンロード資料は記事用に作成しており、受信側アカウントでの引き継ぎは実行していません。
- 共有作業を準備。継続する方針をプロジェクトの「Goals & rules」に置き、SOP、商品データ、ブランド資料をライブラリに追加します。成果物をプロジェクトのライブラリに保存することも指定します。
- アシスタントを招待。「Members → Invite members」で共有範囲を確認し、招待リンクを作ります。双方に公式アプリとログインが必要です。参加時に使用アカウントを確認します。
- 範囲の明確な一式を依頼。プロジェクトのTo-doを人間のアシスタントに割り当て、最新の依頼書、12 SKU、期限、サンプル確認時点、ファイル名を添えます。担当者が自分のAIエージェントを選び、自分の端末で開始します。
- ファイルを返して確認。下書きと引き継ぎメモを共有ライブラリに保存します。店主は「Refresh」で取得し、指定のファイルを開いてSOPと照合します。「Awaiting confirmation」でも実際の確認は必要です。
- 引き継ぎを解決。具体的な修正か不足情報を解決し、基準を満たしたら「Completed」にします。確認担当はチームの合意です。全メンバーが共有To-doを編集できるため、確認者専用の承認ロックではありません。
受信側で納品を確認。保存はまずローカルで、その後バックグラウンドで共有されます。招待がアップロード完了より先に届くこともあります。ファイルがなければ同期状況を確認して「Refresh」を使い、保留中のアップロードは「Members」の「Retry」で再試行します。競合はコピーを選ぶ前に比較します。リアルタイム共同編集ではなく非同期の協働です。
アシスタントに見えるもの
共有すると、ルール、メモリ、ライブラリのファイル、To-doがOrkasクラウドにアップロードされメンバーに提供されます。顧客ごとにプロジェクトを分けます。カスタムエージェントは明示的な「Share」が必要です。タスクの会話と自動化は非公開、モデルキー、コネクタのログイン、クレジットは個人のものです。アシスタントのチャットだけにある下書きは店主に納品されません。
ほかの分担は小規模チームの共有プロジェクト例を参照してください。公式アプリのFree枠には協働が含まれます。プランを選ぶ前に現在のプロジェクト数・人数・容量の上限を確認します。
SOPのよくある質問
SOPはAIプロンプトと同じですか？
違います。ここでのアシスタントは人間です。SOPは責任、入力、手順、例外、確認を定めます。AIプロンプトは一工程を助けられますが、引き継ぎや責任者の受入基準を代替しません。
Google DocsやWordでも使えますか？
はい。既存文書にコピーするか、プレーンテキストをダウンロードします。テンプレートと記入例はOrkasなしでも使えます。
どこまで詳しく書けばよいですか？
一つの業務を完了して確認できるだけの、最新資料、操作、判断、出力形式、確認方法を書きます。操作箇所が分かりにくければ画像を添えます。一件を試し、実際に出た質問について補足します。
メールやSNS業務にはどう応用しますか？
商品資料と出力ルールを、対象メッセージ、コンテンツ依頼書、カレンダーに置き換えます。下書き、送信・公開、エスカレーション、確認の各権限を定め、アクセスは別に合意します。
協働にはOrkasの有料プランが必要ですか？
公式アプリのFreeアカウントには制限付きの共有プロジェクト協働が含まれます。双方に公式アプリとログインが必要で、オープンソースビルドは共有非対応です。現在の数・人数・容量は料金ページを参照してください。AI利用は各自で別です。
繰り返す業務を一つ選び、テンプレートを埋め、アシスタントとサンプルを確認し、一式を渡す前に共有場所を決めましょう。